Ledarskapets ABC: A som i Anställa

En sak som har varit ett stående inslag i Ledarskapsbrevet sedan det började skickas ut är Ledarskapets ABC. Men nu när brevet inte har skickats ut på så pass länge och vi börjar närma oss slutet på alfabetet har jag landat i att det är dags att Ledarskapsbrevet får en nystart i höst och då borde ju såklart Ledarskapets ABC publiceras här i en uppdaterad version. Så låt oss börja med bokstaven A - som i Anställa!

A som i Anställa

Definitionen av en nystart är väl ändå en nyanställning? Men, att anställa nya teammedlemmar är inte alltid så enkelt. Här är några vanliga fällor som du som ledare bör undvika när du rekryterar:

Träffas för få gånger

Det optimala är att träffa personen minst tre gånger. Yes, du läste rätt. Att ses så många gånger prioriteras ofta bort på grund av tidsbrist men det kan spara dig både tid och pengar i längden eftersom du får möjlighet att lära känna kandidaterna bättre. Stämmer det personen säger och hur hen beter sig överens? Hur är personen när hen slappnar av mer? Går det att ordna ett provpass eller ett arbetsprov så att du kan få se kandidaten i en annan situation? Ett annat alternativ kanske kan vara ett studiebesök så att ni kommer ut ur konferensrummet och att du får träffa personen i en annan miljö.

Rekrytera inte dig själv

Forskning påvisar gång på gång att team med mångfald och olika personligheter är de som presterar bäst över tid så rekrytera inte dig själv om det, mot förmodan, är det som arbetet kräver. Tänk på teamets sammansättning och låt olikheter få vara ett av ledorden som du har med dig i rekryteringsprocessen. Ryska-dockan-rekrytering, det vill säga när alla i teamet är kopior av dig som chef kommer att göra arbetsgruppen för homogen vilket gör den svagare för att upptäcka risker, hantera utmaningar samt er innovationsförmåga.

Dra förhastade slutsatser

När vi sitter i en intervjusituation är det lätt hänt att dra egna slutsatser utifrån kandidaternas svar. Var noga med att inte göra det utan lyssna aktivt och ställ följdfrågor i stället. Vill du utveckla det? Kan du berätta mer? Hur blev det? Vad hände då? Vilka effekter fick det? Det är bara några få exempel på frågor som är bra att ställa i stället för att tänka att vi vet exakt vad som hände.

Undvik bekvämlighetsrekrytering

En annan viktig sak att undvika är det jag brukar kalla för bekvämlighetsrekrytering, vilket innebär att man rekryterar personen som upplevs som mest bekväm. Antingen för att hen finns i ens nätverk, man känner varandra sedan tidigare eller att någon man känner tipsar om dem. Alternativt att man “klickar” och därför känns det bra. Men saken är den att även om det känns bra är risken stor att den är en genväg i rekryteringen snarare än ett bra val av kandidat.

Lämna magkänslan hemma

Det finns egentligen bara ett läge där magkänslan ska få vara med i en rekrytering och det är om du aktivt och medvetet har arbetat med att tvätta den från allt vad fördomar och förutfattade meningar heter. Annars är nämligen risken enorm att magkänslan styr oss i riktningen att det ska kännas bra - vilket tenderar att leda till bekvämlighetsrekrytering. Det upplevs tyvärr ofta som enklare att arbeta med personer som är lika oss själva men det är inte vad verksamheten och organisationen behöver och det är trots allt dess behov du är här för som ledare.

Och det var den första delen i Ledarskapets ABC! Jag hoppas du gillade den (skriv gärna en kommentar om du har någon tanke att dela med dig av kring det här med att anställa) och ska bli kul att se vad du tycker om fortsättningen i höst.

Klassiska misstag vid en rekrytering

Att rekrytera är inte alltid enkelt. Dels är det inte ovanligt att det ska hinnas med lite "utöver" det man redan gör. Ibland är det bråttom. Det kan kännas riskfyllt eftersom en vill hitta rätt person direkt. Eller så glömmer en bort att varje kontakt med en nya kandidat är en interaktion med ert varumärke. Och så vidare - det finns alltså ett gäng klassiska misstag vid en rekrytering som de flesta har upplevt eller råkat göra. Här är några av dem som kan användas som fusklista om du vill vässa din rekryteringsprocess!

Arbetsprover kan vara ett bra sätt att lära känna kandidaterna lite bättre. Om de är relevanta och görs på ett sjyst sätt. Bild: StartupStockPhotos från Pixabay

Klassiska misstag vid en rekrytering

Att ni listar vilka kompetenser som ni tror att ni vill ha

Det är inte ovanligt att den som eftersöks i en arbetsannons beskrivs som en superhjälte som ska vara en "självständig lagspelare med stora, dock prestigelösa, ambitioner med en uppdaterad universitetsexamen med flera års yrkeserfarenhet". Men, om vi ska vara krassa så är allt detta det ni tror att ni vill ha. Då är det bättre att ni 1. pratar om vad som ingår i jobbet 2. pratar om vilka faktiska kompetenser som ni ser behövs och 3. vilka värderingar ni lever efter och tycker är viktigt. Då kan ni bättre behålla er öppenhet inför de olika kandidaterna som söker om det inte är så att ni redan vet att en viss personlig läggning behövs till teamet.

Orimliga förväntningar

Ett annat perspektiv från ovan punkt är de orimliga förväntningar som ofta syns i jobbannonser. Ingen kan vara eller göra allt. Det är inte rimligt eller vettigt. Alltså, vill ni ha en mer erfaren person som kan starta upp jobbet snabbare - då får ni betala för det. Vill ni ha någon som är nyare men då kanske kostar mindre, då får ni investera mer i upplärningen och oavsett vem det är som får jobbet så kommer det att ta tid innan hen är varm i kläderna.

Att det går för fort

En annan vanlig miss är tidsbristen och att rekryteringen går för fort. Poängen med rekryteringen är att börja lära känna varandra, stämma av varandras förväntningar, värderingar och värderingar. Det är en process som tar mer än en timme och som inte heller kommer att vara klar den dagen ni skriver på för provanställningen. Men försök att ge rekryteringen den tid den förtjänar och träffa slutkandidaterna minst tre gånger innan ni bestämmer er. Och! Använd er av relevanta arbetsprov och lita inte för mycket på personlighetstester. Det är bättre att du bildar dig en egen uppfattning.

Läs mer: Leda en anställningsintervju #likeaboss

Att känna sitt team och söka efter olikheter är en viktig del av rekryteringen. Bild: Sue Styles från Pixabay

Lika barn leka bäst

Det sägs ju att lika barn leka bäst och en rekrytering är nog det sammanhang där denna devis gör mer skada än nytta? Bäst resultat och bäst lönsamhet nås i grupper med olikheter - inte likheter. Därför gäller det att du är medveten om dina och gruppens styrkor och svagheter. Men också vilka bias, förutfattade meningar, som du bär med dig in i intervjun. Vilket leder oss in på nästa punkt, nämligen...

Nätverksrekrytering

Jag fattar absolut grejen med nätverksrekrytering. Också varför åtta av tio jobb tillsätts genom nätverk idag. Det är bekvämt, spar tid jämfört med att granska en massa jobbansökningar och det fungerar om man har ett bra nätverk med grymma kontakter. Problemet är att det blir exkluderande. Dessutom, om en inte arbetar aktivt med mångfald i sitt eget nätverk, är risken att det lätt blir likartat. Något som förstås kan förebyggas genom att granska sig själv och sitt nätverk.

Att ni bestämmer er för tidigt

Sist men inte minst är det lätt hänt att bestämma sig för tidigt för vem som verkar var mest lämpad för uppdraget. Alternativt att en jämför de olika personerna med varandra. Undvik det om det går. Jämför den med uppdraget det gäller snarare än varandra. Och framförallt, vänta med att fatta alla beslut om vem som får uppdraget tills du faktiskt har intervjuat alla personer. Annars är risken stor att du sållar bort kompetenta förmågor på förhand.

En annan bubblare är att en glömmer att alla interaktioner med er, insklusive att skicka en jobbansökan, är en kontakt med ert varumärke. Försök ta hand om det om folk visar intresse för att arbeta hos er. Men viktigaste av allt är ändå att ha lite tåla mod med dig själv den dagen du gör en miss eller två. Rekrytering är precis som med alla delar av ledarskapet något som kräver övning och något som du blir bättre på med tiden ju mer du tränar.

Dock vore det kul att höra om du någon gång råkat ut eller rent utav har gjort någon egen miss vid i en rekryteringsprocess? En av mina personliga favoriter är när jag var på en intervju som chefen inledde med att jag nog inte kommer att få jobbet. Det var inte jättepeppande att höra.

Leda en anställningsintervju #likeaboss

I de flesta chefsuppdrag så ingår en arbetsuppgift som man sällan får testa på så mycket om man inte jobbat med det tidigare, nämligen: rekrytering. I teorin är det inte så svårt att hålla en arbetsintervju. Du ställer lite frågor och sedan är det klart. Men nja, riktigt så enkelt är det inte. Framförallt inte om man ska göra det första gången. Därför kommer här en do’s en dont’s med tips att ta med dig inför att du ska leda en anställningsintervju #likeaboss.

Don't

Skippa förberedelsen

Alla samtal innehåller någon form av improvisation men om det är en arbetsintervju, var förberedd. Gäller intervjun ett arbetsområde där intervjupersonen är mer senior än du själv? Försökt läsa in dig så du har en grundförståelse av uppdraget. Läs personens CV ansökan och CV och fundera i förväg på vilka frågor du kommer att kunna ställa.− Det är lätt att riva av ett gäng frågor men det är inte lätt att få ett bra utfall om du inte har övat och förberett dig innan, säger Linda Zettergren, HR-specialist och ägare till Linda Zettergren Consulting, och fortsätter:− Om du är förberedd kan du dessutom bli mycket mer precis i intervjun och ni kan prata mer om de tjänster och erfarenheter som kandidaten har som är relevanta för tjänsten. Så slipper ni slösa tid på att gå igenom hela CV:t uppifrån och ner.

Glöm bort att snacka värderingar

Värderingar blir allt viktigare på vår arbetsmarknad och likväl som vi som arbetskraft söker företag med sunda värderingar vill man som företag har medarbetare vars värderingar stämmer överens med de som man har satt upp för organisationen. Men hur tar man reda på vilka värderingar någon har? Vissa värderingar syns förstås bäst över tid men om det är en eller ett par värdeord som ni skattar högt i organisationen kan du ställa frågan under intervjun menar Linda Zettergren.− Vad betyder ärlighet för dig? Berätta om en situation när du upplevde att du var ärlig. Då får du hens tolkning om vad värderingen betyder och innebär. Berätta inte vad det innebär för dig och ert företag först bara. Det kan göra så att personen anpassar sitt svar efter vad du vill höra, säger Linda Zettergren.

Var rädd för att avbryta

En grej som man kanske drar sig för är att avbryta kandidaten när hen pratar. Men eftersom intervjutiden ofta är begränsad och du, för bådas er skull, vill få ut så mycket information som möjligt kan det bli svårt om personen drar ut på resonemang som inte alls är relevanta för intervjun.− Istället för att låta personen pladdra på, avbryt med vänligt men bestämt och be hen gå tillbaka och vara mer specifik eller berätta mer om det du vill veta. Det är okej att trevligt säga ”Ursäkta, jag behöver tyvärr avbryta dig nu och gå tillbaka till…”, säger Linda Zettergren.

Do

Skapa ett inbjudande samtalsklimat

Ett av de viktigaste inledande momenten är att skapa ett inbjudande samtalsklimat. Utan det ökar risken att kandidaten (och du själv) blir nervösa, stela och allt annat än produktiva. Så börja inte med de tuffaste frågorna direkt utan inled med lite småprat. Gick det bra att komma hit? Vill du ha kaffe? Du var precis på semester, hur var det? Med lite socialt småsnack i början ökar chanserna för att få ett mer avslappnat samtal.− Det är inte alls ovanligt att intervjuer blir knackigt på grund av nervositet. Så var extra vänlig med ditt kroppsspråk, signalera att du inte är farlig med hur du sitter och pratar och var gärna lite personlig. Berätta gärna om dig själv för att mjuka upp stämningen, säger Linda Zettergren.

Låt bli hypotetiska frågor

Att ställa hypotetiska frågor i intervjuer är inte ovanligt. Till exempel: vad skulle du göra om en konflikt uppstår i ditt team? Problemet med dem är att de inte säger något egentligen om hur personen har hanterat det förut. Därför är det ofta bättre att fråga om situationer som har hänt och be deltagaren att berätta om dem.− Hur personen har agerat tidigare är ofta mer talande än när man pratar hypotetiska framtidsscenarier. Det säger inte allt om hur personen kommer att vara och agera men det är en indikation som kan ge fingervisningar om vilka attityder som personen har, säger Linda Zettergren och fortsätter:− Många har säkert hört om intervjutekniken STAR som står för situation, target, action, result. Jag tycker egentligen att den är för odynamisk då den förutsätter att kandidaten måste svara efter en viss "modell". Själva kärnan, att ställa följdfrågor, är det mest viktiga. Jag brukar uppmana chefer eller andra jag tränar i intervjuteknik att verkligen öva på det. Slutmålet bör vara att ha skapat sig en bild av hur kandidaten konkret handlat i tidigare situationer, samt varför hen handlade på det sättet.

Ställ öppna frågor

Det är stor skillnad på att ställa öppna respektive stängda frågor även om de båda kan fylla sin funktion. Stängda frågor kan besvaras med ja eller nej men öppna frågor kräver mer utförliga svar. Följdfrågor är också en bra att ställa om du inte tycker du fick tillräckligt med information i det första svaret eller känner att du vill dubbelkolla informationen som du har fått tidigare stämmer.− Det kan också vara intressant att se hur en kandidat reagerar på att få samma fråga flera gånger även om den är omformulerad. Går hen i försvar eller utvecklas resonemanget och anpassas för att du ska kunna förstå det bättre? Säger Linda Zettergren.

Utvärdera varje intervju

Sist men inte minst, kom ihåg att leda arbetsintervjuer är en konst precis som så mycket annat inom ledarskap. Ta dig därför tiden att faktiskt gå igenom hur samtalet gick och vad du har lärt dig. Kändes det knackigt eller svårt? Försök analysera varför det kändes så och hur du hade kunnat göra annorlunda.− Ett annat tips är att genomföra intervjua med någon annan som är mer erfaren än du själv och be personen om feedback efteråt. Det är också nyttigt för att se om man tolkar kandidatens svar och beteende likadant, säger Linda Zettergren.Vad säger du som läser? Har du som blivande chef några frågor om det här med att hålla en anställningsintervju? Eller har du som chef några tankar, tips och reflektioner att dela med dig avi ämnet? Dela gärna med dig!

Varför behålla personal som gör mer skada än nytta?

Det finns ofta minst en person på varje större företag som är lite jobbig, inte smälter in i teamet eller inte presterar så bra som man skulle önska. De orsakar kanske rentutav en ojämn arbetsbelastning, merjobb eller bara en smygande huvudvärk för den som är chef. De riktiga skräckexemplen är medarbetare som bara skapar problem eller inte gör någonting alls utöver att lyfta sin lön, skapa flaskhalsar, dålig stämning och ändå får behålla jobbet.När jag frågar varför man som ledare behåller personal som gör mer skada än nytta brukar det första argumentet vara lagen om anställningstrygghet. Att det ”inte går att göra sig av med personal” och att luckra upp LAS hade löst alla såna problem. Det är bullshit.

LAS som svepskäl

Klart det hade blivit lättare att sparka personal om inte LAS hade funnits. Men den i sig är inget hinder som berättigar att man hellre behåller personal som inte fungerar i verksamheten. Tvärtom tvingar LAS arbetsgivaren att ta ansvar för sina medarbetare. Först och främst genom att backa tillbaka och fråga sig varför medarbetaren ”inte passar in/inte bidrar/infoga valfri problematik”. Är det kompetens som saknas? Är det erfarenhet, fallenhet eller personlig lämplighet? Alla dessa är områden som går att försöka stärka och utveckla som ledare. Framförallt om man ger det konstruktiv uppmärksamhet och tid.Sedan finns det klart undantag. Vissa personer och beteenden som inte går att ändra eller utveckla hur mycket man än försöker. Men även då finns det lösningar som med fördel kan användas: antingen så uppmuntrar man personen att söka nytt arbete (gärna på arbetstid) eller så köper man ut hen.Jag vet, det kan låta dramatiskt men det behöver inte vara det. Fundera på vad kostnaden att köpa ut en person som inte fungerar motsvarar om hen får stanna kvar i organisationen och kosta pengar i X antal år. Kan det vara värt att erbjuda medarbetaren hjälp och stöd att söka nytt arbete eller att köpa ut personen och i stället frigöra plats för en medarbetare som presterar och levererar i stället? Framförallt om ni faktiskt har gjort ett ärligt försök tillsammans med medarbetaren att nå bättre resultat utan att lyckas.

Tro inte att det löser sig av sig självt

Att bakbinda sig själv med LAS är bara ett svepskäl från den svårare vägen: att ta sitt ansvar som ledare och arbetsgivare och försöka lösa problemet. Inte bara låta allt rulla på som det alltid har gjort. Få saker löser sig av sig själva. Bäst är det därför om man som ledare tar ett steg tillbaka och frågar sig varför man tycker att medarbetaren är ”så jobbig” och sedan resonerar med medarbetaren om hur hen upplever det. Alla är vi duktiga på något och det bästa är om ens talang kan få användas och utvecklas i och på jobbet. De absolut flesta människor vill göra nytta och känna att man bidrar.Dessutom. Att ha personalansvar är inte alltid enkelt. Det är definitivt inte alltid bekvämt och det ska det inte heller vara. Om det är för bekvämt, för enkelt eller för tyst på mötena så är risken överhängande att du som ledare och ni som organisation snarare problem som ni inte ser. Men det får bli en annan artikel.

---

Tyckte du om detta inlägg? Klicka i hjärtat och dela det gärna vidare!Du följer väl Bossbloggen på Facebook, Instagram, Bloglovin’ och Youtube?