Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Läsarfrågan:

Hej, jag skriver detta i frustration. Jag har problem med en kollega som, lämpligt nog, alltid får något förhinder om en jobbigare arbetsuppgift dyker upp. Eller vissa dagar får “för ont om tid” i början av arbetsdagen för att hinna med alla sina arbetsuppgifter och som av en händelse är det då de tyngsta eller mest komplicerade arbetsuppgifterna som givetvis blir över för oss andra i arbetsgruppen att ta hand om. Hen ber också om hjälp i tid och otid med arbetsuppgifter som hen inte vet hur man löser trots att vi har visat hur de görs gång på gång. Personen i fråga är duktig egentligen men ganska bekväm, blir lätt stressad över saker och de här frågorna om hur man gör börjar kännas påklistrade och fejkade och det ihop med maskandet är irriterande. Vad kan jag göra och vad borde min chef göra i ett läge som detta?

Svar:

Det korta svaret? Du behöver prata med chefen! Tyvärr finns nämligen risken att chefen inte har någon som helst aning om vad som pågår eftersom din kollega, utifrån din beskrivning, tycks lida av strategisk inkompetens.

Jag tänker att vi alla nog har drabbats av strategisk inkompetens någon gång på jobbet men att det är skillnad på att maska då och då och att använda det som daglig strategi för att slippa undan vissa arbetsuppgifter. Bild: Canva

Hur hantera en strategiskt inkompetent medarbetare

Strategisk inkompetens handlar om att “inte kunna” en viss uppgift eller ett visst moment för att egentligen behöva slippa göra den och kan utövas med en varierande grad av medvetenhet, från helt omedveten till fullt medveten. Den är strategisk på så vis att den slår till i vissa situationer - alternativt med vissa personer - vilket alltså innebär att risken finns att chefen inte får veta något om inte du eller andra kollegor upplyser hen om det.

Vad chefen sedan bör göra beror på vad för information hen får och hur hen får den. Men det första steget bör vara att göra en egen kartläggning av den strategiskt inkompetenta medarbetarens beteenden följt av ett korrigeringssamtal. Alternativt (eller i kombination med) en omorganisering av arbetsuppgifterna så att det inte går att hiva över de jobbigaste momenten på andra.

Eftersom strategisk inkompetens generellt används för att slippa undan ansvar och jobb så har medarbetaren som använder sig av det troligtvis inga egna incitament till att sluta med det om det inte blir obekvämare, eller får en att framstå i dålig dager att fortsätta med denna strategi.

Utöver att prata med chefen och låta hen hantera saken kommer du troligtvis också tjäna på att du som kollega och ni som arbetsgrupp också börjar agera annorlunda. För tystnad = acceptans och det är dessutom lätt hänt när man väl blir irriterad att man inte vill hjälpa personen ifråga alls, eller till slut tappar humöret och ryter ifrån en dag och det kommer troligen tyvärr inte att vara konstruktivt för situationen.

Saker du kan göra som kollega

Här finns faktiskt flera olika saker du som kollega kan göra! Exempelvis kan du prata med din kollega och säga något i stil med: “Jag tror inte du är medveten om detta men jag upplever att du ganska ofta lägger över denna och denna arbetsuppgift på mig eller andra. Kan du inte testa att göra dem själv först?” eller avrundar med “Kan du inte börja med de dessa arbetsuppgifter först och sen se om du behöver vår hjälp?”. Det är inte omöjligt att kollegan kommer att din att neka till att detta händer i ert samtal men att du har lyft det kan leda till en förändring på sikt.

En annan är att börja bemöta den strategiska inkompetensen när du råkar ut för den i vardagen. Här är några potentiella frågor som kanske kan vara användbara för dig, alternativt om du tweekar dem:

• “Vad är det som behöver göras?”

• “Vad är det som är oklart?”

• “Hur kommer det sig att du inte hinner med det?” (förutsatt att medarbetaren inte är överarbetad)

• “Varför hinner du inte med detta?” Eller: “Hur kan du veta redan nu att du inte kommer hinna med det?” (om kollegan igen säger att hen inte hinner med en sak flera timmar innan arbetsdagen är slut)

Ibland räcker det med att personen ifråga möter motstånd för att beteendet ska börja ändras (när man inser eller känner av att det inte fungerar). Eller så gör du så, om det händer två eller tre gånger på kort tid - då har du ännu mer konkreta exempel att använda dig av om du pratar med kollegan, typ “Jag tror inte du är medveten om detta men bara de senaste två veckorna upplever jag att du delegerar den här arbetsuppgiften trots att den är din att göra”.

Om den strategiska kompetensen snarare visar sig i frågorna som kollegan egentligen redan vet - då är det coachande ledarskapet och framförallt att svara på frågor med frågor fantastiska verktyg att använda och jag kan varmt rekommendera det i situationer som denna.

Jag hoppas att alla dessa tips kan hjälpa till på vägen! Om inte är du varmt välkommen att höra av dig till Bossakuten för en fördjupad och personlig rådgivning. Och du som läser får såklart gärna dela med dig, har du någonsin upplevt en strategiskt inkompetent emdarbetare förut? Och om ja, hur hanterade du/din chef det?

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Läsarfrågan:

Jag ska ta över en grovt dysfunktionell arbetsgrupp. De pratar illa om varandra. Samarbetar inte. Gör som de själva vill och presterar sådär. De har egna agendor och mycket konflikter uppstår i vardagen. Jag har korrigerande samtal inbokade med två medarbetare som fuskat respektive betett sig illa men vad har du för generella tips att jag gör som ledare för den här gruppen?

Svar:

Grattis och hurra både till att du ska ta över här (det låter verkligen som att de behöver ett nytt ledarskap) och till att du ser detta redan nu och slipper upptäcka det ett par månader in i chefsuppdraget. Jag har många tips och råd på lager eftersom detta är en situation där jag ofta blir inkallad som sakkunnigt råd och stöd (och har svarat liknande på liknande frågor förr). Samtidigt skulle jag både vilja och behöva veta mer för att tipsen ska vara så relevanta som möjligt. Det jag delar nedan blir mer generellt och kan förhoppningsvis användas ändå inledningsvis men du får gärna boka in en rådgivning i Bossakuten för att skapa/gå igenom din handlingsplan och arbetet framåt. 

Leda en dysdunktionell arbetsgrupp

Det du beskriver är en arbetsmiljö och kultur som kräver ett långsiktigt och tydligt ledarskap och bara utifrån det du har beskrivit tidigare misstänker jag att ledarskapet har varit frånvarande en tid. Detta brukar nämligen leda till nedan punkter:

·       Folk tar sig friheter

·       Informella ledare får större makt och det är inte alltid den används på rätt sätt

·       Medarbetare sköter inte sitt jobb ordentligt

·       Konflikter

·       Arbetsmiljön blir toxisk

·       Mycket maktspel

·       Skitsnack och rykten

I ett dysfunktionellt team är det lätt hänt att allt fastnar eller att medarbetarna kör sitt egna rejs eftersom ledarskapet inte är tillräckligt tydligt och närvarande. Bild: Canva

Steg 1. Nulägesanalys av formell vs informell organisation samt relationskartläggning

Det har du på börjat men du behöver göra en fullskalig analys över hur illa läget är egentligen. Du behöver jämföra den formella organisationen med den informella och se vilka symptom som finns i den informella och se över hur relationerna ser ut, vilka de informella ledarna är och hur makten fördelas i gruppen.

Detta kan behöva göras på både grupp och individnivå och ett viktigt verktyg här är att ha lära-känna-samtal med alla så snart som möjligt, helst inom dina första två arbetsveckor. Detta är extra viktigt om du blir chef internt eftersom du nu lär känna dem i din nya roll. Nedan finns en guide om hur dessa kan göras på ett bra sätt. Dessa kommer att vara en guldgruva för dig i att samla information men också att vara tydlig med att du är chef numera och du får möjlighet att också presentera mer om din bakgrund och varför du fått den här rollen.

Lästips: Lära-känna-samtal

Steg 2. Formulera visionen för verksamheten, gruppen och för dig själv

Vart vill du att verksamheten ska vara inom ett respektive fem år? Hur vill du att det ska vara och bli att jobba i den här gruppen? Vad är ditt mål som ledare på kort respektive lång sikt?

Steg 3. Skapa handlingsplan

Ofta räcker det inte med att hantera situationen på gruppnivå eller att prata med individuella medarbetare – du måste arbeta med dem båda parallellt och över tid och det kan spela ganska stor roll vad du gör i vilken ordning. Och här behöver jag egentligen veta mer för att ge detaljerade råd men saker som brukar behöva göras är:

• Reda ut konflikter – kanske inte genom att lösa dem bakåt i tiden utan genom att blicka framåt

• Hantera de enskilda medarbetare som behöver hanteras – exempelvis som de möten ni ska ha framåt

• Se över och tydliggöra arbetsuppgifter och ansvarsområden samt vad ni kan förvänta er av varandra. Här kan både lära-känna-samtal, medarbetarsamtal och svåra samtal vara bra verktyg men det behöver också bli tydligt på gruppnivå. Men också struktur kring närvaro på kontoret etcetera. Var extra närvarande själv det första halvåret.

• Styr upp er mötesstruktur. Säkerställ och led mötena så att de är produktiva och ger värde till ert arbete

• Sätt upp spelregler och mötesregler. Om det är mycket konflikter i gruppen eller den är omogen - vänta med spelreglerna då ett par månader och börja med mötesregler. Vad gäller för era möten? Vad är okej och vad är inte? Sätt dem och se till att både du och medarbetarna följer dem.

Länk: Teamets spelregler

Okej, jag har mer på lager men detta tror jag kan ge en bra start att jobba med den närmsta månaden. Säkerställ också att du har stöd uppifrån och be arbetsgivaren om extra stöd om du kan. Hör av dig om jag kan hjälpa dig med något på vägen på clara@bossverket.se! Och du som läser får gärna dela med dig: har du upplevt eller sett något liknande?

Formulera din ledarskapsfilosofi!

En av bossnycklarna är Ledarskapsfilosofi och det var nu i somras som jag insåg att denna och alla olika övningar som ingår inte bara borde vara en del av klientarbetet eller utbildningarna jag gör - såklart borde det vara en separat ledarskapsträning där du får coachas genom alla de olika övningarna som ingår så att du kan skapa din personliga ledarskapsfilosofi.

Din ledarskapsfilosofi = hjärta + hjärna + handlingskraft! Alla pusselbitar behövs för att vara en bra ledare och genom att sätta ord på detta gör du grundarbetet som kommer att underlätta resten av din chefskarriär.

Din ledarskapsfilosofi

I två workshops om två timmar djupdyker vi in i ditt ledarskap. Hur är du som ledare? Hur vill du vara? Vad är dina styrkor? Vad är dina svagheter? Hur kan du använda dig av de förstnämnda och förebygga de senare? Vilka är dina värderingar? Vad vill du utstråla? Hur agerar du under stress och press? Det och mycket är områden som vi jobbar med tillsammans. Slutresultatet blir din egenkomponerade ledarskapsfilosofi som du kan använda som ramverk och riktlinje i din vardag. Men som också gör det lättare för dig att fokusera på de du leder eftersom du blir mer proaktiv, tydligare och tryggare just har gjort det grundläggande jobbet med dig själv.

Priset för att arbeta fram din ledarskapsfilosofi är 10 000 SEK, exklusive moms för företag och inklusive moms för privatpersoner. Möjlighet till delfakturering respektive delbetalning av utbildningsbeloppet finns och vi träffas antingen på plats i våra lokaler i Höör, digitalt eller talas vid över telefon.

Jag har jobbat som chef i många år, varför ska jag göra detta?

För att du vill jobba annorlunda, mer fokuserat och på sikt göra dig själv umbärlig som ledare. Du vill gå från att vara reaktiv, släcka bränder och känna dig stressad till att vara mer proaktiv, arbeta med dina styrkor och svagheter och bli mer välgrundad. Mer erfarenhet ger dig mer data om hur du leder i praktiken och innebär inte att “det är för sent” att skapa sin ledarskapsfilosofi ett gäng år in i chefskarriären. Tvärtom är det “bättre sent än aldrig”-principen som råder här.

Och om jag är ny som chef?

Då är det klockren tajming för att underlätta din egen transformationsprocess in i chefsrollen!

Kan jag göra detta om jag vill bli chef?

Såklart! Även om du inte har erfarenhet av chefsuppdraget sedan tidigare har du troligtvis olika ledarerfarenheter vi kan utgå från. Fördelen med att göra detta grundarbete såhär tidigt är du ger dig själv en karta för hur du vill vara och agera som ledare. En vanlig utmaning som blivande förstagångsledare är att uttrycka sina ledarskapsförmågor. Här får du dem samlade vilket gör det lättare för dig att sälja in dig själv som blivande ledare men det gör det också lättare när du väl kliver in i ditt första chefsuppdrag eftersom du har gjort det grövsta grovarbetet med dig själv.

Vill du läsa mer om eller boka denna ledarskapsträning? Det gör du här: Din ledarskapsfilosofi!

---

Bossbloggen ingår i Bossverket där morgondagens ledare utbildas och tränas!

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte ofta mitt professionella topplock ryker men idag är visst dagen det hände. Ett branschkollega (vars arbete jag hyser stor respekt inför) gjorde ett uttalande där hen gjorde uppmaningen att ta bort alla ledarskapsutbildningar till förmån för AI-tjänster och ja, detta uttalande provocerade mig djupt.

Min frustration kommer inte från att jag jobbar med ledarskapsutbildningar eller att jag ogillar AI (me like it). Utan av att jag, varje vecka, möter blivande som varande chefer som är frustrerade över att inte få tillräckligt med utbildning och ledarskapsträning baserad på deras behov. För ledarskap är ofta svårt, snårigt och ensamt. Och hur bra AI än är och blir så kan inte AI:n göra allt i ditt chefsjobb åt dig.

Bild: Gerard Siderius on Unsplash

Chefsuppgifter AI inte kan göra åt dig (och som alla ledare behöver utbildning inom)

Det är inte AI som:

• Behöver bemöta en gråtande medarbetare när en närstående gått bort

• Eller börja undersöka och ta reda på om en medarbetare sköter sig - eller inte - hur det tar sig uttryck och sedan hanterar situationen

• Sätter upp spelreglerna för hur ert team ska jobba tillsammans

• Vara en del av och göra ett positivt avtryck på er organisations- och arbetsplatskultur

• Identifiera vilken sorts konflikt som bryter ut och hur du kan hantera olika sorters konflikter

• Leda möten på ett sätt som gör att alla kommer till tals och blir ordentligt lyssnade på samtidigt som arbetet drivs framåt

• Ha och använda medarbetarsamtalen till att stärka medarbetarens engagemang och lojalitet gentemot organisationen

• Verkställa uttänkta strategier och omsätta dem i handling

• Bygger starka, tåliga och resilienta relationer med dina medarbetare

• Ha lära-känna-samtal med dina nya medarbetare

• Vilken ledarskapsstil som du ska använda i det tillfället där du befinner dig. För ja, du kan läsa om de olika varianter som finns, exempelvis coachande ledarskap eller umbärligt ledarskap men det är genom att testa dem i olika sammanhang som du lär dig hur du kan använda dem i vardagen som ledare

För att nämna några lägen, det finns fler. Och ja, alla dessa är bra exempel på situationer där alla chefer kan och bör få utbildning och ledarskapsträning samt fortbildning inom för att bättre kunna leda dessa olika scenarion. Kommer du som läser på några fler?

Bossverktyg: Göra annorlunda

Jag har ett nytt verktyg i Bossverktygslådan som jag håller på att experimentera med för egen del men som två av mina klienter också provkör nu. Vad det är? Ett tankesätt men som finurligt nog inte bara stannar i teorin utan också skapar framåtrörelse även när du inte vet exakt vart du ska och som jag just nu praktiserar i både stort som smått i vardagen, nämligen att: göra annorlunda.

“Göra annorlunda”

I olika situationer under arbetsdagen, i stället för att slentrianmässigt marschera på och göra som du brukar - stanna upp och gör det du tänker dig annorlunda. Olika exempel, stora som små, saker som kan passa:

• Vilken väg du tar till eller från jobbet

• Hur du hanterar din mejlkorg

• Hur du prioriterar din dag

• Din mötesstruktur

• Vad du har på dig på jobbet

• Hur du har det på skrivbordet på jobbet

• Hur du använder din mobiltelefon

• Ditt träningsupplägg

• Hur du hanterar en svår fråga eller situation som ledare

• Vem du ber om råd

• Hur snabbt du verkställer en idé du får

Högt som lågt alltså! Det viktigaste är inte exakt vad du gör utan att du testar något annat nytt - sedan kan du utvärdera vad som funkar bäst för dig.

Idag kikar vi närmare på ett nytt Bossverktyg som du som ledare kan testa att använda i din vardag, nämligen: Göra annorlunda. Bild: Justin Luebke on Unsplash

Syftet med övningen: Denna övning rymmer flera lager! Den mest mest grundläggande är att du stannar upp och reflekterar över hur du brukar agera till vardags och öppnar mentalt genom att ställa dig själv frågan “hur kan jag göra detta på ett annat sätt?” och sedan prova det. Råkar du vara en person som ofta gör saker snabbt utan att tänka? Ge dig själv extra tid då. Tendererar du att göra tvärtom och känner ett behov av att tänka igenom alla olika alternativ femton gånger? Nöj dig med en, sedan testar du och ser vad som händer. Det är alltså en tacksam övning för att den utmanar alla där de är

När den kan passa extra bra: Om du känner ett litet skav i vardagen att ditt nuvarande tillvägagångssätt inte är det optimala. Eller om du befinner dig i transformationsprocessen som att bli chef/en ny chefsroll och behöver kliva in i ett nytt rum av din ledarskapsidentitet. Alternativt om du bara vill skaka loss dig själv från vanornas bojor. Vanor är bra, framförallt om du vill vara en proaktiv ledare, men de kan absolut bli inlåsande om man inte har som rutin att utmana dem då och då.

Nästa nivå av övningen: Vill du ta denna övning till nästa nivå. Gör den varje dag i en månad och skriv ner, varje dag, minst en av sakerna du gjort annorlunda och eventuellt vad som hände. Överkomplicera inte detta steg utan bara notera det snabbt och sätt dig sedan ned i slutet av månaden för att se: vad gjorde du annorlunda? Finns det några mönster här? har det fått några effekter eller kan du dra några lärdomar från detta?

Busenkelt alltså! Men, och det säger jag med egen erfarenhet, övningen kan också svida till ibland. För den kommer förr eller senare att knuffa ut dig mot kanten av din komfortzon och tvinga in dig i beslut som går emot “hur du brukar funka”. Så, det där suget i maggropen eller känslan av att det du gör är lite bakvänt och obekvämt? Det är ett gott betyg åt att du verkligen gör annorlunda. Vad säger du? Kommer du också vilja testa använda denna? Om ja, let me know vad du tycker om den!

---

Psst! Vill du ha en mentor som ger dig övningar som utmanar dig på olika sätt som ledare för dig själv eller andra?
Ansök om en kostnadsfri Bossanalys!