19 December: Vardagsvana som chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och originalfrågan handlar om vardagsvanor att föra vidare till sina barn, men jag tyckte det kändes roligare att tänka på och skriva om detta utifrån rollen som chef.

Hehe, såhär luftig är bara kalendern när den är sprillans ny och oanvänd men att behålla arbetsdagarna så luftiga som möjligt som chef är en bra strävan just för att det kommer att dyka upp saker ändå.

Sardellen: Berätta om en vardagstradition / vardagsvana att ha som chef.

Mitt svar: Det varierar såklart beroende på vem du är och hur du lever men några olika som gör skillnad är:

Reflektera

Reflektera löpande - under arbetsdagen och/eller i slutet av den samt varje arbetsvecka. Det behöver inte vara mer avancerat än att du tänker igenom:

• Vad hände idag?

• Vad gjorde jag bra?

• Vad har jag lärt mig eller blivit påmind om?

Dels fångar du upp lärdomar och nya insikter men du gör dig också mer närvarande och mer grundad som ledare - och det är alltid positivt.

Stäng av pushnotiserna

Stäng av alla pushnotiser. Nu. Genast. Som chef är det för lätt hänt att falla i fällan att alla mejl och meddelanden som du får är viktiga - det är de inte. Stäng av notiserna och bestäm i stället själv när du ska gå in och kolla mejlen och se till att dina medarbetare ringer dig om det är något som är på riktigt akut.

Boka in mötesförberedelser i kalendern

När du bokar in möten i kalendern - ta för vana att samtidigt boka in förberedelsetid inför mötet. Då minskar du risken för att överfylla kalendern och att inte hinna med att förbere

Ha luft i kalendern

Jag har pratat om vikten av luft i kalendern innan och den förtjänar att finnas med här för om du kan få in denna vardagsvana som ledare kommer du att både må och prestera bättre.

Ha en mentor

Sist men inte minst, har du inte redan en mentor - se till att skaffa en baserat på vad du önskar och behöver i din ledande roll. Genom att ha en till två timmars strålkastarljus på dig, din ledarroll och jobbet du gör som chef får du inte bara hjälp med frågor, tankar och funderingar som du har - det ger dig också möjligheten att få tillgång till andra perspektiv och erfarenheter som utvecklar dig vidare.

Läs mer: Mentorskap för dig som är eller vill bli chef

Har du som läser något bra tips om en vana som du har? Dela gärna med dig!

10 December: Vanligaste utmaningen med att vara chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och eftersom frågan för den tionde december också finns med i årssammanfattningen jag brukar göra varje år tweekade jag helt fräckt om den till en som jag brukar få då och då!

Fråga: Vad brukar vara mest utmanande med att vara chef?

Mitt svar: Det varierar såklart beroende eftersom alla har och möter olika utmaningar i sitt ledarskap. Jag har under åren också sett att det ändå finns några olika mönster i vilka sorters problem som jag blir kontaktad för i olika tider vilket är spännande, liknande sorters dilemman tycks liksom hopa sig periodvis. Under det här året har väl topp tre trenderna handlat om att göra sig umbärlig som chef eller, hantera akuta kriser eller leda dysfunktionella arbetsgrupper.

Men generellt är en vanligaste utmaningen med att vara chef personalansvaret, att medarbetare inte alltid gör det som behövs, ska eller fungerar på arbetsplatsen. Sedan kan det se otroligt olika ut hur det tar sig uttryck. Ibland är det enskilda medarbetare som beter sig problematiskt, ibland är det delar av, eller hela, arbetsgrupper som är dysfunktionella - ibland är det både och samtidigt. Snåriga, komplexa situationer med många olika lager och som ofta också får en emotionell koppling för att man som chef bryr sig om personerna man jobbar med och sitt arbete. Dåliga förutsättningar till att leda är inte heller ett ovanligt dilemma eller att man inte får adekvat ledarskapsutbildning och träning i sitt uppdrag.

Tänk vad tråkigt det hade varit ändå om vi alla var sådär rationella och logiska som vi så gärna vill tro? Eller likadana för den delen? Lättare att vara chef hade det kanske varit men nej, just det... Då hade ju arbetslivet varit homogent och mindre lönsamt och inkluderande än vad det borde vara.

Som chef ständigt behöver arbeta inom ledarskapets olika dimensioner parallellt vilket i sin tur kompliceras ytterligare av att allting och alla tenderar att förändras med ojämna mellanrum plus att väldigt få saker inom ledarskap är svart/vitt rätt/fel. Det mesta rör sig inom gråzoner och “beror på” en massa olika saker och det är därför jag kan bli frustrerad av bristen för respekt som både medarbetare och chefer ibland kan visa inför ledande roller. Chefsuppdraget är en egen profession och det är utmanande för alla på olika sätt. Men spännande är det! Och jag är så imponerad av de ledare som jag får följa på olika sätt för de gör verkligen jobbet som krävs både med att leda andra och sig själva.

Vad säger du som läser? Vad inom ledarskap tycker du är svårast?

Känslan av kontroll är en illusion

En vanlig fälla att gå in i som chef är att känna behovet av kontroll, att man behöver ha det för att allt ska vara bra och för att man ska kunna slappna av. Problemen med det? De är flera.

Den första är att känslan av kontroll är en illusion. Ingen av oss har särskilt mycket kontroll på någonting alls egentligen.

Det är naturligt att vilja ha kontroll som ledare men känslan av att ha den stämmer tyvärr sällan och stämmer den är den inte nödvändigtvis bra. Bild: Milada Vigerova on Unsplash

Känslan av kontroll är en illusion

Nästa bekymmer är att en chef med behov av kontroll kan säga att de har hög tillit till medarbetare och högt förtroende för deras kompetens - men visar det inte - och då är tyvärr den så kallat höga tilliten och det höga förtroendet högst teoretiskt och något helt annat gäller i praktiken. Vad händer då? Jo, exempelvis:

• Tilliten och förtroendet tenderar att minska generellt i arbetsgruppen och organisationen

• Medarbetarnas engagemang och initivativförmåga minskar över tid eftersom “det inte är lönt” att visa varken den ena eller det andra. Tiden det sedan tar kan variera mycket beroende på hur mycket chefens kontrollbehov yttrar sig och hur organisationskulturen är i stort

• Chefen blir den som fattar alla beslut, stora som små, vilket tenderar att både öka arbetsbelastningen och ledtiderna

• Över tid är risken stor att mer och mer arbete hamnar på chefens skrivbord eftersom hen är inblandad i allt och i sämsta fall blir den som gör allt

• Risken finns också att kontrollbehovet slår över i en detaljstyrning, även kallat micro management. Och de allra flesta vet att detaljstyrning inte är bra eftersom det hämmar medarbetares initiativförmåga, ansvarskänsla och alla former av kreativitet. Ändå är det lätt att falla in i det när man är mån om hur slutresultatet ska bli eller känner ett stort ansvar för det

För att nämna några av bieffekterna och ja, detta helt i onödan just för att den där känslan av kontroll är inbillning. Den känns bra men är inte det, lite som rökning för en rökare.

Så hur ska man tänka då som chef, ska man då släppa taget om allt hur som helst? Nej såklart inte. Jag tycker en kurskamrat sammanfattade det bra med orden “jag vill ha koll - inte kontroll” när hon pratade om sitt ledarskap.

Med det sagt är det långtifrån alltid enkelt att byta ut behovet av kontroll mot koll eftersom känslan ofta är att "allt kommer att krascha" om den som är chef inte har kontroll på läget. Bild: Josh Seff on Unsplash

Koll i stället för kontroll

Vad innebär det att ha koll då? Jo, att vara närvarande och samtidigt sträva efter att göra sig umbärlig som chef. Genom att veta vad som händer och sker i verksamheten, hur medarbetarna mår och vara allmänt insatt är direkt nödvändigt om du som chef inte ska bli en bromskloss för de du leder.

Låt oss säga att alla arbetsuppgifter är syltburkar, som chef varken kan eller bör du ha ett finger i varje syltburk. Dels är det ohygieniskt men mest för att du bara har tio fingrar och inte heller kan bära hur många burkar som helst. Ge medarbetarna ansvaret att ha sina egna syltburkar som de hanterar. Se till att ha tydliga kommunikationsvägar er emellan samt arbeta aktivt med förtroende och tillit så att de kommer till dig som chef om någon av deras burkar går i kras.

Detta innebär inte att du som chef aldrig kommer att få någon sylt. Däremot kommer du få det i en mer lagom mängd då och då allteftersom medarbetarna blir mer vana vid att de har ansvaret för sylten och tar sig an det. Du kan ha koll på flödet av syltburkar, förståelse för processen och bidra när det behövs i stället vilket kommer att förbättra arbetsmiljön för både dig själv, medarbetarna och därmed organisationen i stort.

Varför det är jobbigt att släppa kontrollen och hur man kan göra det? Ja, det får bli en egen bloggartikel framöver! Men berätta gärna under tiden: hur ser din relation ut till kontroll och behovet av kontroll?

Umbärligt ledarskap

Det är dags för nästa ledarstil att läggas under luppen. Tidigare har vi kikat på auktoritärt ledarskap, karismatiskt och låt-gå-ledarskap. Nu är det dags för ledarstilen som jag personligen har myntat och gett namnet umbärligt ledarskap! Vad innebär det? Och varför ska man som ledare sträva efter att göra sig umbärlig som möjligt?

Att göra sig umbärlig som ledare innebär att du i slutändan gör dig ovärderlig till skillnad från när du är oumbärlig - det brukar tyvärr bara sluta i ohälsa, problem eller med sjukskrivningar. Bild: Photo by Louise Viallesoubranne on Unsplash

Det umbärliga ledarskapet

Kännetecken:

Umbärligt ledarskap handlar om att du som chef ska göra dig så umbärlig som möjligt. Alltså, verksamheten ska fungera och medarbetarna arbeta självständigt och självgående eftersom de har kompetenserna, mandaten och färdigheterna som jobbet kräver även om du inte är på plats. Arbetsgruppen är mogen och medarbetarna i den kan hantera saker som dyker upp och lösa konflikter eller mindre situationer som uppstår i vardagen. Detta ska dock inte förväxlas med ett frånvarande ledarskap eller att du som ledare “aldrig behöver vara närvarande” - det behöver du nämligen vara för att bygga upp din umbärlighet.

Andra kännetecken och beståndsdelar är det coachande ledarskapet som är ett verktyg att använda för att bli mer umbärlig. Delegering och tydlighet kring roller och ansvarsområden är en annan. En hög grad av förtroende och tillit mellan ledare och medarbetare samt inom arbetsgruppen är ytterligare ett kännetecken. Men också ett starkt självbestämmande i gruppen där ledaren snarare har en koordinerande och stöttande roll och inte är operativt delaktig i varje del av arbetsprocessen och att gruppen har en tydligt uttalad och accepterad riktning eller mål som de arbetar efter.

En annan viktig del handlar också om struktur, tydlighet och ordning. Vem gör vad? När och hur kommunicerar vi med varandra? Var finns informationen vi behöver? Hur dokumenterar och lagrar vi det som behöver sparas? Hur ökar vi lärandet av och med varandra?

Situationer när det passar extra bra:

Vid ett långsiktigt arbete med verksamheten och personalen där du som chef vill leda en arbetsgrupp som både presterar väl och mår bra samtidigt som de gör det. Men också om ni behöver vara flexibla och snabbrörliga i ert arbete! Chefen varken kan, bör eller ska vara delaktig i minsta lilla detalj och beslut som sker i organisationen så genom att vara umbärlig behöver du inte heller vara insatt eller engageras i exakt allt som händer.

Dess styrkor:

En styrka med denna ledarstil är att den i grunden handlar mycket om ett tankesätt och arbetssätt som ledare men framförallt att den får resultat som gynnar både organisationen och medarbetarna. Personalen blir mer engagerad och ansvarstagande och arbetsgruppen blir mer tålig eftersom samarbetet stärks. Dessutom tilltalar denna ledarstil många i de yngre generationerna som vill ha ett arbetsliv där flexibilitet och frihet under ansvar är vanliga värderingar.

En annan fördel är att det aldrig är “för sent” att börja bli mer umbärlig som ledare. Såklart kan det krävas en större insats om arbetsgruppen och/eller medarbetarna är van vid ett mer traditionellt sätt att arbeta på eller om organisationskulturen ser annorlunda ut - men det går!

För en av ledarna som jag har hjälpt med detta (detta är det vanligaste utvecklingsområdet jag arbetar med som chefsrådgivare) tog denna omställning nästan två år eftersom hen befann sig i en starkt hierarkisk, traditionellt styrd organisation där arbetsgruppen och medarbetarna inte var alls vana vid att ha en ledare som ledde på detta sätt. Men det gick! Tack vare metodiskt och konsekvent arbete lyckades chefen i fråga göra sig själv umbärlig.

Dess svagheter:

Som ledare ställer det umbärliga ledarskapet en del krav på dig och ditt ledarskap! Dels att du satsar på att jobba långsiktigt och inte bara vill ha “quick fixes”. Dels kräver det att du arbetar med faktorer som kan bromsa upp detta - exempelvis ens ego, eventuella kontrollbehov eller detaljglädje så att du kan delegera mer och ordentligt.

Det är inte heller så att det är något som du som chef uppnår och sedan är du “fix färdig”, behovet av ditt ledarskapet tar inte slut även när du är umbärlig även om du tekniskt sett skulle kunna checka ut ett tag. Du måste fortfarande vara närvarande, uppmuntrande, ha medarbetarsamtal etcetera. Eller om kriser händer, gruppmedlemmar byts ut, större förändringar sker eller om situationer uppstår behöver du som chef kliva fram just för att ditt ledarskap alltid kommer att behövas på något sätt.

Effekterna det kan få:

Mår vi bra på jobbet presterar och levererar vi bättre - forskningen är tydlig här. Och om det umbärliga ledarskapet implementeras och efterlevs ordentligt är det umbärliga ledarskapet en ledarstil som ökar engagemanget, motivationen och initativförmågan hos medarbetarna vilket i sin tur också gynnar organisationen. Det innebär ofta mer ordning och reda vilket också gynnar organisationen, arbetsgruppen och medarbetarna men också för dig som chef! Även du som ledare tjänar på att leda umbärligt eftersom det, över tid, ger dig mer tidsutrymme att fokusera på att leda även i de ledande roller som också jobbar operativt.

Summa summarum:

Detta är en ledarstil som är en nödvändig kompetens i verktygslådan för alla chefer som vill leda framtidssäkrat! Dels för att organisationer kommer att behöva arbeta annorlunda i framtiden men framförallt om ni vill locka och behålla medarbetare från de yngre generationerna. Det är inget magiskt universalverktyg men en ypperlig grund att arbeta utifrån och sedan kan du som chef behöva använda någon av de andra ledarstilarna då och då beroende på situationen. Och det tänkte jag ska bli ämnet nästa gång vi lyfter fram en ledarskapsstil nästa gång: det situationsanpassade ledarskapet!

Känner du som ledare igen dig i den umbärliga ledarstilen? Eller har du jobbat för någon som använder sig av den? Berätta gärna! Och vill du ha hjälp som chef att bli mer umbärlig - tveka inte att höra av dig på clara@bossbloggen.se

Delegera lättare! Praktiska tips

Att delegera är viktigt av flera anledningar men inte alltid så enkelt. Så, hur delegerar man lättare? Här kommer några praktiska tips och råd!

Läs mer: När chefen löser medarbetarnas problem åt dem

Genom att dela upp delegeringen eller göra den stegvis kan du göra det lättare för er. Bild: Kaleidico on Unsplash

Delegera lättare

Syna varför du tycker det är svårt

Första steget är att granska sig själv lite närmare: vad är det i delegerandet som skaver? Saknar medarbetarna de förmågor eller kunskaper de skulle behöva för att kunna göra det du ska delegera? Är det tidsbristen som spelar in? Känner du att det är svårt at släppa kontrollen? Gillar du att ha saker gjorda på ditt sätt?

Egentligen spelar inte anledningen jättestor roll men det kan vara värt att kika på den ändå för om du vet vad motståndet består av kan det bli lättare att göra det ändå. För det är faktiskt det som är det viktigaste steget…

Börja göra det (oavsett hur det känns) men i små bitar

Jag har genom åren sett många, mig inkluderat, dra sig för att delegera och sedan - när man väl gör det - ge iväg lite för mycket på en gång och sedan tolka det mindre bra resultatet som en bekräftelse på att det inte fungerar. Men! Själv är inte bäste dräng och det viktigaste du kan göra är att delegera oavsett hur du känner inför det och att göra det i små delar, en sak i taget. Både för din egen och för omgivningens skull. Välj ett område, projekt eller en uppgift som du delegerar - gör den överlämningen ordentligt och se hur det känns och går. Var noga med att inte lägga dig i och att minnas att ditt sätt troligen inte är det enda att lösa uppgiften på. Sedan när det är gjort kan du utvärdera och delegera nästa moment.

Gör det i kontrollerad, inte kontrollerande, form

Det är en skillnad på att lämna över saker i kontrollerad form snarare än en kontrollerande sådan. Men ett vanligt misstag är att man bara ger i från sig saker utan att prata närmare om vad det är som ska göras, varför och vad medarbetaren behöver. Så innan du gör överlämningen, tänk igenom: Vad behöver medarbetaren veta? Hur kan överlämningen göras på ett sätt så att ni båda, men mest medarbetaren, känner er trygga med den?

Så! Det var några snabba tips om hur du kan göra det lättare att delegera. Vad säger du som läser? Tycker du det är lätt att delegera eller svårt?