Mentalt starka mål

Nytt åt! Nya tag! Nytt jag! Fast nej, inte det sista. Jag tvivlar inte en sekund på att 2021, precis som alla andra 35 år jag har levat, kommer att innebära nya insikter och lärdomar men jag kommer fortfarande vara jag. Men en sak som är ny är att det nu är dags för säsong två av Mentalt Starkt Ledarskap! Så kul! Och ja, det förtjänar faktiskt så många utropstecken för jag är så peppad på detta. Och vi drar igång den andra säsongen med att snacka om mentalt starka mål och målsättning.

Mentalt starka mål

Mål är en nödvändighet i den bemärkelsen att vi behöver dem för att veta vart vi ska och ta reda på hur vi ska göra för att ta oss fram. Det är dessutom ett viktigt verktyg att samla teamet med och därför är det något som alla mentalt starka ledare borde använda sig av. Och det här är inget nytt (forskningen har visat det hur länge som helst nu) - samtidigt räcker det inte att bara följa SMART-modellen. I det här avsnittet får du alltså ta del av flera olika tankar och perspektiv kring hur man kan tänka kring mål och målsättning, använda sig av känslomål och jag bjussar faktiskt också på min vidareutveckling av SMART-modellen som jag faktiskt inte har skrivit om i bloggen eftersom jag sparade den till ett framtida bokmanus.

Så här är den alltså, det första avsnitt av vår andra poddsäsong! Och en annan nyhet är faktiskt att vi numera finns överallt där poddar finns så du kan välja och vraka om du vill lyssna på oss via Podbean, Spotify, Acast eller iTunes. Hurra!!!

Det roliga med att podda, tycker jag, är alla tankeprocesser som varje inspelning startar. Den här veckan har jag tack vare detta avsnitt skärskådat mig själv en del och hur jag jobbar med målsättning och verkligen landat i att mitt sätt att jobba med mål passar mig väldigt, väldigt bra. Och som vanligt är jag nyfiken: hur jobbar du med mål för dig själv personligen respektive som ledare? Skiljer det sig åt på något vis?

Tips för att hantera din mejl

Mejlen, många gånger underlättar den vår vardag men det är inte heller ovanligt att den blir en tidstjuv som ständigt pockar på vår uppmärksamhet. Harvard Business Review har skrivit ett gäng tips för att hantera din mejl #likeaboss och här är de som är aktuella för dig som är eller vill bli ledare!

Gränslöst arbete kan vara otroligt givande och flexibelt men det kan också bli en belastning om man inte har tydliga riktlinjer eller vet vilka förväntningar som finns. Bild: rawpixel från Pixabay

Tips för att hantera din mejl

Var tydlig med din tillgänglighet

Det första tipset är att vara tydlig med hur tillgänglig du är via mejl. När är dina arbetstider och hur lång tid kan det ta innan mottagaren får ett svar? Genom att vara transparent så vet de som mejlar dig vad de kan förvänta sig av dig.

Använd dig av autosvar oftare

Det är inte ovanligt att mejlen är öppen och uppe i bakgrunden alltid. Men att våga lämna mejlen och använda sig av autosvar oftare är en annat tips från artikeln. Inte minst om du har projekt som kräver att du fokuserar på det. Då vet mottagaren om att du inte är tillgänglig och när du kan förväntas att vara tillbaka.

Ha ett standardsvar på vanliga frågor

Får du ofta samma frågor om och om igen? Ja, händer det som ledare så behöver du hjälpa personerna i fråga att få de kunskaperna som du behöver så de slipper behöva mejla dig. Är du i en annan position så kan du i stället tjäna på att ha ett standardsvar där de vanligaste frågorna är samlade.

Prata om hur ni ska kommunicera med varandra

En annan grundläggande faktor, som jag nog hade satt överst på listan, är att ni i teamet behöver prata om hur ni ska kommunicera med varandra. Vad mejlar ni varandra om? När ska ni ringa varandra i stället för att skicka mejl? Vilka tider ska ni vara tillgängliga och inte? vad ska ni ha för förväntningar på varandra med svarstider etcetera? Genom att prata med varandra tidigt så kan undvika både konflikter och tandgnissel som kan uppstå när alla har olika syn på vad exempelvis en snabb respons är.

Var ett gott föredöme

Alla kan vi jobba olika arbetstider och vara tillgängliga olika tider på dygnet. Men, att vara tillgänglig alltid oavsett om du jobbar eller är ledig är varken hälsosamt eller hållbart i längden. Här gäller det alltså att du är ett gott föredöme som ledare och inte själv kollar eller svarar på mejlen i tid och otid. Ha i stället som rutin att ni ringer eller sms:ar varandra om något akut eller brådskande. Då slipper du ha koll på mejlen när du är ledig på samma sätt.

Har du som läser några andra bra tips på lager när det gäller mejlhantering och hur vi kan använda detta fina verktyg på ett bra och hållbart sätt?

Hantera en kollega med kontrollbehov

Läsarfråga:

Hej och tack för en bra blogg! Jag är inte chef just nu men har ett problem som jag skulle vilja fråga om ändå, hoppas det är okej. Trivs jättebra på mitt jobb, kollegorna och chefen är trevliga men jag har en kollega med ett enormt kontrollbehov. Hen dubbelkollar allt. Inte bara sitt eget jobb utan också våra andras och vi andra får inte bara höra när vi gör fel utan hen tar lätt också över arbetsuppgifter eller gör om dem om de inte har gjorts exakt “rätt” sätt. Jag säger “rätt” för det är rätt ofta som det snarare är såsom personen själv hade gjort uppgiften… Inte att de bryter mot våra rutiner. Jag tycker att det var lättare att stå ut med det när vi jobbade på kontoret, för då kan man ändå se varandra och jag vet att hen inte menar något illa egentligen, men nu när vi jobbar hemifrån blir jag så irriterad och frustrerad vissa dagar. Vad tycker du att jag ska göra?

Tack på förhand!

N.

Svar:

Hej och klart att du ska ställa frågan! Ledarskap angår alla, inte bara de som för tillfället är anställda som chefer. Det är ledarskap att göra som du har gjort nu: att ta ansvar för hur personer/processer/händelser påverkar oss på jobbet och att agera för att lösa dem. Och det lär du behöva eftersom din kollega uppvisar ett väldigt gränslöst beteende även om hen säkerligen inte menar något illa med det.

Först några generella ord om kontrollerande beteenden på en arbetsplats. Det kan få många negativa bieffekter oavsett om det är en medarbetare eller chef som gör det även om det ofta har större påverkan om en ledare föredrar att ha kontroll framför koll. Några av de vanligaste effekterna är att man som medarbetare känner sig övervakad vilket i sin tur ofta leder till otrygghet, frustration, irritation eller att man blir rädd för att gör fel . I sämsta fall, om detta pågår över längre tid, är risken att medarbetare gör mindre, tar mindre ansvar eller gör minsta möjliga eftersom “det ändå inte är lönt”. Kontrollerande och detaljstyrande beteenden är alltså inget att sträva efter samtidigt som vi, i våra organisationer, behöver ha koll på vad och hur vi gör saker. Men åter till ditt dilemma. Här kommer mina tankar kring vilka steg du ta för att hantera en kollega med kontrollbehov.

Känslan av att vara kontrollerad och övervakad på jobbet är inte den som är den mest förlösande för kreativitet och initiativförmåga.

Hantera en kollega med kontrollbehov

Analysera läget

Det första du behöver göra är att rannsaka dig själv och analysera läget lite grand, en punkt som ofta missas i farten men är superviktig både för din egen skull men också för hur du ska gå vidare. Vad är det kollegan gör som är så kontrollerande? Hur påverkas du av kollegans beteende? Vad är det hen gör som skapar de här känslorna hos dig? Hur länge har detta pågått och när upplever du att hen gör detta? Vad är acceptabelt och vad är det inte? Lite som du har börjat göra redan i din fråga till mig men gör det ännu mer konkret. Känn också in hur nära, eller hur långt över, kollegan har gått över din smärtgräns för vad du kan tåla. Om den är långt bort, nära eller redan överskriden situationen på verkar såklart också situationen.

En annan värdefull fråga att ställa sig generellt är: har kollegan fog för att dubbelkolla det jag gör? Det är kanske inte så alls men tänk tanken ändå. Det kan kanske ge dig en insikt eller ett perspektiv som du kan ta med dig in i nästa steg. I situationen som du beskriver kan det också vara passande att fråga dig själv varför det är lättare att stå ut med detta på kontoret jämfört med nu? Vad gör skillnaden?

Dock ska du inte behöva “stå ut” med ett sådant här beteende. Ibland kan det här analysarbetet resultera i en tänker att det är enklare att låta kollegan hållas än att försöka göra något åt saken. Det behöver inte vara fel beroende på kollegans beteende eller situationen i ett större perspektiv. Men, om du inte försöker lyfta saken vidare kommer det högst troligen inte att förändras av sig självt och jag har genom åren sett hur den här typen av beteende kan spåra ur fullständigt om personerna får fortsätta utan att någon säger ifrån till dem.

Prata med kollegan

Här går det att diskutera om det är ditt jobb eller chefens att prata med din kollega och hjälpa hen att ändra sitt beteende. Vissa menar att man inte ska behöva göra det som medarbetare men i min värld tycker jag det är sjystaste är att ta snacket själv först. Tänk om det hade varit du som gör något fel? Hade du velat höra det från din kollega eller från chefen? Förmodligen (beroende på er relation och organisation) blir det mindre dramatiskt om du testar att göra det själv.

Be om att få prata med personen i enrum (går lika bra att göra digitalt) och var tydlig genom att säga något i stil med “jag vet inte om du är medveten om det här. Men när du gör X eller Y så upplever jag att jag blir kontrollerad och det får mig att må […] och […]”. Till exempel! Genom att säga såhär så visar du att du förstår att personen inte gör detta med flit eller av ondo och du är konkret samtidigt som du berättar hur din upplevelse ser ut. Gör det med välvilja, utan anklagelse och utan att blanda in andra kollegor och vad de tycker och tänker för att öka chansen för att ditt budskap landar så bra som möjligt. Kom också ihåg att kontrollbehov kan bero på många olika saker och att det inte alltid (om det inte handlar om maktutövande) används av illvilja.

Hur kollegan reagerar på detta… Ja, det kan vi bara resonera kring på förhand. Antingen blir detta ett wake up call och personen inser vad ens beteende får för effekter, ber om ursäkt och förbättrar sig. Kanske blir personen megadefensiv och känner antingen inte igen bekymret alls eller försöker slå bort det med ett “så jobbar jag” eller “det är sån jag är”. Sker det sistnämnda kan det vara klok att låta det gå någon vecka eller två, se om hens beteende förändras. Om inte, eller möjligtvis till det sämre - gå till chefen! Men förhoppningsvis kan det räcka med att du upplyste personen om hur hens beteende påverkar dig.

Det mesta är enklare i teorin än praktiken och självinsikt kan absolut kvala in i det området. Vi tror ofta att vi vet hur vi är som personer och hur vi beter oss. Men det behöver inte alltid stämma överens med hur andra uppfattar oss. Bild: Gerd Altmann from Pixabay

Prata med chefen

Om du har gjort ett ärligt försök med din kollega men problemen kvarstår, då ska du absolut lyfta detta med din chef. Beroende på hur närvarande chefen är och hur hens relationer ser ut med er medarbetare kommer det kanske som en överraskning, kanske inte. Oavsett vilket ingår det i hens ansvarsområde nu att lösa situationen, det vill säga att prata med dig, kollegan det berör och tillsammans med hen ta fram en handlingsplan.

Lyft problemet vidare

Får du inget gehör från chefen men kollegans beteende fortsätter och får dig att må dåligt? Ta det vidare! Till chefens chef, HR, ditt arbetsmiljöombud eller facket. Du ska inte behöva må dåligt, känna dig otrygg eller vantrivas på jobbet på grund av detta och det är ovan personers skyldighet att bidra till att du har en bra arbetsmiljö.

Om inte heller det fungerar… Försök hitta en ny arbetsplats alternativt hitta strategier för att må bättre trots din kontrollerande kollega. Du ska inte behöva stå ut med att känna dig övervakad på jobbet, men ibland är det inte alltid så enkelt att säga upp sig även om du kanske skulle må bättre i längden av att göra det.

Jag hoppas att detta kan bidra med perspektiv och konkreta verktyg till hur du ska hantera läget. Och! Jag hoppas framförallt att detta löser sig. Alla förtjänar att må bra på jobbet och genom att göra det du gör nu så tar du ansvar för din egen arbetsmiljö vilket är både viktigt, kraftfullt och mentalt starkt. Så jag hejar på dig och du får gärna höra av dig igen om du behöver vidare råd. Har du som läser någon input eller tankar att dela med dig av till frågeställaren? Dela gärna med dig!

Saker som bra ledare säger om och om igen

Vi har pratat flera gånger om hur du känner igen en riktigt bra chef. Men eftersom det är ett viktigt ämne att välja sin närmsta boss med omsorg så är den här artikeln i INC.com ett konkret verktyg att använda sig - både som medarbetare och chef. Här är åtta saker som bra ledare säger om och om igen, helst på daglig basis!

Det sägs ofta att kommunikation är A och O som ledare och ja, jag skriver både under på det och tänker att fraserna nedan kan vara ett bidrag på vägen. Bild: Trung Thanh on Unsplash

Saker som bra ledare säger om och om igen

"Jag har fullt förtroende för dig"

Att berätta och visa för dina medarbetare att du har förtroende för dem, deras kunskaper och förmågor är så viktigt och kan inte sägas nog ofta. Framförallt inte till medarbetare som är lite osäkra och behöver extra stöttning. Då är denna fras så bra samtidigt som det blir viktigt att du också visar att du lever som du lär, annars kommer ditt beteende säga något annat.

"Det här är vad jag vill att vi gör"

Den här frasen åsyftar betydelsen att prata om er vision, vad ni ska åstadkomma tillsammans. Men också varför det ni gör är betydelsefullt! Det finns också en poäng i att prata om er/ni/vi. Även om det finns en tydligt skillnad mellan ditt uppdrag som ledare och gruppens arbetsuppgifter så är ni ett team som ska lyckas tillsammans, prata om er som om ni är det också.

"Vad kan vi göra bättre nästa gång?"

Reflektion och utvärdering är lätt att tappa bort när allt går i full fart men det behöver inte vara mer avancerat än att fråga "vad kan vi göra bättre nästa gång?" och prata om det.

"Jag vill att vi använder dina styrkor"

Alla har vi olika talanger och förmågor och som ledare kommer ditt uppdrag att underlättas mycket om du 1. känner till dem och 2. uttrycker hur gärna du vill att personen ska använda just sina förmågor. Det kommer inte bara stärka medarbetaren som person utan också skapa en stämning av att ni är grymma på det ni gör. Ett bonustips är också att använda den här frågan när ni ska fördela arbetsuppgifter i ett möte: "om vi använder oss av våra olika styrkor, hur vill vi lägga upp jobbet?"

"Vad tycker du?"

En bra ledare är inte rädd för andras åsikter och än mindre för olika åsikter utan ser tvärtom värdet i dem och därför om dem löpande. Du som chef behöver inte kunna eller veta allt själv, ta hjälp av de kunskaperna som teamet har och engagera dem genom att efterfråga vad de tycker och vet.

"Hur kan jag stötta dig bättre?"

Ingen människa är tankeläsare och därför är det viktigt att du som ledare stämmer av om, och hur, du kan stötta medarbetarna i deras olika uppdrag. Och denna fråga är ett bra kommunikations-"hack" att använda sig av för att säkerställa att det du gör är relevant för personen ifråga.

"Låt mig veta om du har några frågor"

Kommunikation goes both ways, det är knappast en nyhet, och både du och medarbetarna ansvarar för att prata med varandra om saker som går fel, är otydliga eller händer i största allmänhet. Men då är det också viktigt att du visar, återigen med både ord och beteende, var du finns om medarbetaren behöver dig eller undrar något.

"Bra jobbat!"

Sist men som vanligt inte minst, de orden vars innebörd kostar så lite att säga men som gör så stor skillnad om de används i vardagen. "Bra jobbat!" "Grymt gjort!" "Så snyggt du löste det där" eller bara "tack!". Svårare än så behöver det inte vara men det har ett starkt signalvärde. Dels för att du som ledare visar att du är närvarande och ser vad medarbetarna gör och åstadkommer. Dels så blir er stämning bättre och mer peppande.

Bubblare: Motivera berömmet

En bubblare som jag vill lägga till är att motivera beröm oftare. Varför var det personen gjorde bra? Vad är det som hen bidrar positivt med? Och så vidare. Då blir berömmet mer genomtänkt och riktat och kommer att göra större skillnad.

Berätta gärna: har du något tips på något du som chef brukar säga alternativt något riktigt bra som du har fått höra av en ledare någon gång? Dela med dig!

Hur du kan skapa arbetsglädje för andra

Temat för veckans poddavsnitt är arbetsglädje, hur viktig den är och vad det här med flow betyder. Bland annat! Vi pratar såklart också om vilka beståndsdelar som är viktiga för att kunna känna arbetsglädje och något jag tänkte djupdyka ner i lite extra i detta blogginlägg är hur du som ledare kan skapa arbetsglädje för andra som ledare!

Arbetsglädje behöver inte innebära att vi ska glädjedansa på kontoret varje dag, men majoriteten av oss behöver känna sig trygg, bekräftad och uppskattad för det jobb vi gör!

Hur du kan skapa arbetsglädje för andra

Vi lyfter såklart upp rätt många olika aspekter av det här med arbetsglädje i poddavsnittet men några saker som jag vill lyfta fram lite extra inom det goda ledarskapet är, förutom att skapa en trygg och bra arbetsmiljö är också att bygga en organisationskultur där ni:

Bryr om varandra

Det kan låta banalt men det är verkligen asviktigt för arbetsglädjen att det också finns en stämning av att ni som jobbar ihop litar på och bryr er om varandra. Nej, man måste inte vara bästisar. Nej, man behöver inte umgås på fritiden eller tycka om allt med alla. Men ni behöver respektera och bry er om varandra på ett kollegialt och medmänskligt plan och du som ledare sätter definitivt ett exempel här med ditt beteende. Så syna gärna dig själv i sömmarna, bryr du sig om dina medarbetare (oftast är svaret ja) och hur visar du det i praktiken?

Har utrymme för att tänka och tycka olika

Det säga att lika barn leka bäst och så är det kanske - det är dock inte så att lika barn jobbar bäst. Tvärtom! Det behöver finnas plats för att tycka och tänka olika i organisationer för att vi ska utvecklas. Blir gruppen för homogen kommer ni att bli hemmablinda och stagnera hur kul ni än har.

Lever som ni lär

Ett klassiskt misstag som skapar osäkerhet, frustration och missnöje bland medarbetare är när det blir ett för stort glapp mellan den formella och den informella organisationen. Om ni säger en sak men i verkligheten gör något helt annat och det kommer definitivt ha en effekt på er arbetsglädje. Oftast negativt men ibland "positivt" kan tilläggas! Den typen av glappkontakt kan nämligen ena personalen i det faktumet att ni inte lever som ni lär vilket är stärkande för gemenskapen även om det bottnar i en sämre orsak. Men annars är känslan av att befinna sig i genuina sammanhang ofta en katalysator för glädje. Inte minst om det finns sunda värderingar i botten.

Bjuder på dig själv

Humor är ett bra redskap att använda sig som ledare och likaså självdistans. Genom att bjuda på dig själv, missar du gör, anekdoter och att bygga starka relationer med varandra kommer också att göra mycket för er arbetsglädje. Kom ihåg att du med ditt beteende ofta sätter tonen för stämningen i er arbetsgrupp!

Och ja, får nog bromsa mig där nu. Vill du lyssna på poddavsnittet? Då hittar du det som vanligt på både Spotify och Podbean!