Vardagsretorik som ledare

Alla sänder vi ständigt ut signaler, både uttalade och outtalade sådana, om hur vi verkar må, i det vi säger och hur vi rör oss. Som chef har du makt och det innebär att dina signaler är ännu starkare och har större betydelse och därför är det viktigt att var medveten om vilken retorik du har som ledare till vardags. Här är Klara Härgestams, som är retorikkonsult, författare och föreläsare, bästa tips för vardagsretorik som ledare!

Don't! Ligg inte på latsidan med din vardagsretorik, som ledare befinner du dig mer eller mindre alltid i rampljuset så ta det på allvar. Bild: Mircealancu från Pixabay

Don’t

Tänk att din retorik är fullkomlig

Ingen människas retorik är fullkomlig alltid. Alla har vi våra svagheter och styrkor och anledningen till att de är viktiga att känna är för att du kan använda dina styrkor till din fördel men också jobba med att stärka upp dina svagheter. Vilket intryck vill du ge i olika situationer och hur kan du använda det du säger och ditt kroppsspråk för att stärka det budskapet? Både kroppsspråk och röst går att förändra och jobba vidare på menar Klara Härgestam: 

Klara Härgestam Foto: Emma Ode

− Alla har vien bild av hur vi tror att vi är, hur bra stämmer den? Spela in dig själv närdu övar framför spegeln eller be vänner och familj ge dig feedback. Då kan dukartlägga dina styrkor och svagheter och börja arbeta aktivt med dem, sägerKlara Härgestam. 

Ta dig anmanér som inte är dina

Det kommeratt synas om du tar dig an ett kroppsspråk, språkbruk eller manér som inte ärdina eller som du inte känner dig bekväm i. Och det kommer att göra det svårareför dig att bygga starka och förtroendeingivande relationer med dina kollegoroch medarbetare om de upplever att du har klivit in i en påklistrad roll medgester mimik och tonfall. 

− Utgå fråndig själv! Alla beter sig inte likadant i alla situationer men för att ge ettgenuint intryck måste du vara dig själv, säger Klara Härgestam.  

Glöm bort målgruppen

Det är lätthänt att bli så fokuserad på genomförandet att man glömmer bort vem det är duhar framför dig. Vem sitter mitt emot dig? Hur behöver du anpassa dinkommunikation efter den personen eller avdelningen? Som ledare kommer du frånditt håll med en agenda och något du vill säga. Men du behöver också veta varlyssnarna befinner sig menar Klara Härgestam och ger rådet att du inleder medatt fråga hur har deras dag varit. Du måste alltså ha koll på om det exempelvishar varit stressigt på vissa avdelningar senaste veckorna eller om någotsärskilt har hänt. Det finns också små sätt för att skapa känslan av att ni ärhär tillsammans.

− Om du intehar hunnit ta reda på innan hur läget är måste du börja med att lyssna. Ställfrågan: hur har vi det? Och gå laget runt för att lägga grunden för att ni allaär så närvarande som möjligt, säger Klara Härgestam.  

Do! Glöm inte bort att anpassa ditt budskap efter de som du pratar med och det gäller inte bara det du säger utan också hur du klär och för dig. Bild: Mircealancu från Pixabay

Do

Ta din retorik på allvar

Det är lätthänt att tänka att det här med retorik är något som man jobbar med då och dåeller inför ett tal eller en presentation. Men nej, det är något du gör hela,hela tiden. 

− Din retorikspelar roll! Ha koll på ditt kroppsspråk och din röst för att använda denordentligt och anpassa dig efter läget du står i här och nu. När ska du varamer vänskaplig och när ska du vara mer auktoritär? Säger Klara Härgestam. 

Förbered dig alltid

Det spelaringen roll om du ska göra en stor eller liten dragning, se till att varaförberedd genom att ställa dig själv följande frågor: Hur ska vill jag att deska tänka, känna och göra efter dagens möte? Vad är mitt huvudbudskap efterdagens möte? Genom att fråga dig det och förbereda ditt möte, samtal ellerdragning efter svaren på detta kommer du att bli mycket tydligare i dinkommunikation.

− Sammanfattadet absolut viktigaste som du vill att de andra personerna ska ta med sig i enenda mening: det kommer hjälpa dig bli mer precis och konkret, säger KlaraHärgestam. 

Ha koll på normerna

Alla är viständigt omgivna av normer och förväntningar på oss som ledare. Vissa handlarom vad du bör eller inte bör göra, andra kring hur du ser ut, vad du säger ochså vidare. Å ena sidan är det bra att ha koll på normerna men å andra sidan skadu inte heller låta dem dupera dig fullständigt. Genom att ha koll på vilkanormer som gäller i er organisation kan du också förhålla dig till dem ochvälja: kommer det att gagna dig att använda dem till din fördel eller kan duistället tjäna på att sticka ut och göra annorlunda? 

− Det är lätt hänt att fastna i att vi ska se ut, vara eller föra sig på ett visst sätt som ledare. Men det behöver du inte om det inte är så att det gynnar dig. Därför kan det vara en befriande tanke att det viktiga är att du känner dig trygg i sättet du uttrycker dig på för då blir du bekväm. Alla är vi olika och inget är rätt eller fel med det, säger Klara Härgestam.

Så skapar du en bra feedback-kultur

Hur närvarande du än är som ledare så är det så att du aldrig kommer att höra, se eller få veta allt som sker i ert dagliga arbete. Det är inget konstigt med det - tvärtom är det sunt. Men, då blir det extra viktigt att du lägger grunden för en bra feedback-kultur för arbetsgruppen och organisationen. Den kommer nämligen att bidra till att ni både presterar bättre och mår bättre på jobbet!

En av de mest grundläggande sakerna i en sund feedback-kultur är att både bra och utvecklande feedback är välkommen. Få organisationer utvecklas om alla är ja-sägare och allt är guld och gröna skogar jämt. Bild: RAEng_Publications från Pixabay

Så skapar du en bra feedback-kultur

Be bara om feedback om du vill ha den

Hur många har vi inte hört det sägas av ledare, ledningsgrupper och av organisationer att idéer och feedback alltid är välkomna men när de väl kommer så stängs dörren illa kvickt? Eller viftas bort i största allmänhet? Alternativt ignoreras om det inte passar in med vad de vill höra? Så, regel nummer ett är att bara be om feedback om du verkligen vill ha den! Vill du inte ha den? Be inte heller om den.

För om du säger att feedback är välkommet utan att sedan ta emot den urholkar du förtroendet hos medarbetaren eller kollegan som gav dig den. Du sänder också signalen till alla andra att du inte lever upp till det du säger och att det inte är lönt att lyfta fram nya idéer (för de kommer ändå inte hörsammas).

Visa att allas åsikter räknas

En annan viktig sak är att vara noga med att vara rättvis när du ber om tankar och åsikter. Risken med att bara uppmuntra folk att komma till dig med dem är att det inte alla som är bekväma med att göra det och risken med att bara fråga efter några fås åsikter är att det kan skapa obalans i teamet. Fråga efter allas tankar och åsikter både i grupp och personligen när det är relevant. Och nej, det innebär inte att du behöver fråga alla om allting alltid. Men gör det så ofta som möjligt och var visa inte bara i ord att du värderar allas input lika mycket utan också i handling.

Feedbacka det ni gör i vardagen

Ett annat viktigt verktyg är att feedback och utvärdera er själva så mycket som möjligt i vardagen. Avsluta med mötena med att fråga: hur var detta möte? Vad gjorde vi bra? Vad kan vi tänka på/göra annorlunda nästa gång?

Eller så kanske slutet på arbetsdagen eller arbetsveckan kan innebära att ni går laget runt och frågar varandra "Hur var dagen? Vad har jag/vi gjort bra? Finns det något vi kan göra annorlunda i morgon?". Följt av att alla ger någon annan feedback på något som hen har gjort bra. Att göra så kommer också att bidra till en starkare KASAM för gruppen.

Men också att ge feedback löpande, ser du medarbetare göra något bra i det vardagliga jobbet - säg det! Allra helst med en...

Det är inte ovanligt att skapa långa och ibland omständiga processer för att få feedback. Försök istället att hålla det så enkelt som möjligt! Bild: athree23 från Pixabay

Motivering till varför det var bra

Det är nämligen lätt hänt att feedback blir ytligt och då kommer den inte att bli lika effektiv. Låt oss hitta på ett exempel. Jämför formuleringarna:

"Ja, det var ett bra beslut!" med...

"Ja, det var ett bra beslut eftersom vi då får med X och Y också". Eller...

"Jättebra att du tänkte på X och Y också och tog med det i beslutet. Snyggt jobbat!"

De två senare blir inte bara mer matiga utan de blir också mer beteendeförstärkande. De berömmer inte bara handlingen i sig utan kommer förhoppningsvis också att uppmuntra personen att tänka och göra på liknande sätt även nästa gång. Sedan det aldrig fel med att säga ett kort "bra jobbat", "grymt kämpat" eller "tack för din insats/input". Tvärtom, det kan i sig också vara jättebra feedback att få och jag har nog aldrig hitintills upplevt någon som mått dåligt av för mycket positiv feedback.

Fråga efter feedback

Ett sätt att avdramatisera feedback på samtidigt som du utvecklar ditt egna ledarskap är också att fråga efter feedback. Jag har nämnt förut att det kan vara jättebra att göra det vid medarbetarsamtal men kan varmt rekommendera att du ber om feedback även i vardagen som ledare. Fråga: "Får jag be dig om feedback? Hur skötte jag detta? Hade jag kunnat göra något annorlunda här tycker du?". Det kan kännas läskigt att göra det men du kommer inte bara få lära dig nya saker utan kommer också visa att du bryr dig om vad personerna runt omkring dig tycker och visa att du lever som du lär.

Gör inte så stor sak av det

En annan sak som jag tänker är viktig är att det inte behöver göras en så stor sak av att försöka skapa en feedback-kultur. Strunta i att skriva en policy eller riktlinjer om hur ni ska ge feedback och ha bara en feedback-utbildning om det verkligen är nödvändigt. Det behöver inte vara svårare än att ni är intresserade av varandras arbeten och utvärderar er själva och varandra löpande. Även om såklart medarbetarsamtal och liknande forum kan vara jättebra tillfällen att utbyta feedback på också.

Vad säger du som läser? Hur mycket arbetar du med feedback i din vardag och vad har ni för rutiner och sätt att ge varandra feedback på?

KASAM, känslan av sammanhang

Du kanske har hört talas om det förut, begreppet KASAM som står för känslan av sammanhang. Ett väldigt bra och viktigt teoretiskt verktyg för dig som ledare att ha med dig i ditt arbete, både till vardags och i mer pressade tider!

KASAM är också en bra grundsten i att bygga team som känner sig trygga och litar på varandra eftersom det blir tydligt då hur ni alla arbetar som samma mål. Bild: Maike und Björn Bröskamp från Pixabay

Salutogenes-teorin

Det är en del av salutogenes-teorin som den amerikansk-israeliska sociologen Aaron Antonovsky presenterade i slutet på 70-talet. Han studerade faktorer som bidrar till hälsa och i sina studier så upptäckte han att personer kan uppleva god hälsa fastän de är sjuka. Han identifierade sjutton olika faktorer som bidrog till detta och ett av de grundläggande momenten i det är KASAM som i sin tur baseras på begriplighet, hanterbarhet och meningsfullhet.

KASAM, känslan av samhörighet

I sin forskning drog Antonovsky slutsatsen att personer som har en bra förmåga inom dessa tre områden har bättre chanser att klara sig vid kriser och påfrestningar av olika slag:

Begriplighet

Förmågan att förstå vad det är som händer och sker runt omkring oss, att se samband och förstå kontexter är den första. Denna kan du som ledare exempelvis använda dig utav genom att vara tydlig med vad det är som sker när saker händer. Motivera beslut! Säg inte bara "vi gör såhär" utan var transparent med argumenten bakom beslutet. Exempelvis: "eftersom detta och detta sker när vi gör si och så kommer vi att göra såhär".

Hanterbarhet

Hanterbarhet handlar om att ha både strategier och resurserna för att konstruktivt kunna hantera det som sker. En punkt där du som ledare oftast har stora möjligheter att bidra och ibland knappt alls beroende på vilka behov som finns. Det kan handla om arbetsvillkor, anpassningar på arbetsplatsen eller stödinsatser av olika slag men också på individuell nivå i form av kompetenser och färdigheter. I krissituationer blir det ofta tydligt att en handlingsplan kan underlätta otroligt mycket - vad gör vi om detta och detta händer? Till vardags handlar det i stället mer om att skapa bra arbetsvillkor med de resurser som behövs för att göra jobbet bra.

Meningsfullhet

Meningsfullhet handlar om att se sig själv och det man gör i ett större perspektiv och upplevelsen av att det gör nytta och skillnad. Både på ett personligt plan men också i sammanhang utanför en själv. Här kan du som ledare göra skillnad genom att se till att ni har mål som ni arbetar emot men också att ni pratar om varför det arbete ni gör skillnad och varför det behövs. Få saker sänker engagemang lika snabbt som känslan av att man gör saker som är helt meningslösa. Genom att påvisa vilka skillnader ni gör kan också känslan av meningsfullhet - och därmed välmåendet för individer, arbetsgrupper och organisationer öka.

Och ja, det var KASAM i all sin korthet! Vad tänker du om detta teoretiska verktyg? Jag hoppas den kan bidra med lite förståelse till varför vi männsikor fungerar som vi gör ibland och hur du kan använda den för att göra skillnad som ledare. Vill du ha fler eller mer uttömmande exempel på hur du kan använda dig av den? Säg till i så fall så löser vi det!

Leda digitala möten när alla jobbar på distans #likeaboss

Nya tider och svårigheter leder till nya arbetssätt och nya behov. Digitala möten har vi haft länge men nu när så väldigt många fler bara arbetar på distans har jag fått en del frågor om hur man kan tänka och göra för att bäst leda digitala möten vid distansarbete. Så här kommer ett gäng konkreta tankar och råd kring det!

Läs mer: När du är chef på distans

Digitala möten kan vara ett väldigt bra substitut när vi inte kan ses IRL och dessutom hjälpa dig i ditt ledaruppdrag. Bild: Welcome to all and thank you for your visit från Pixabay

Leda digitala möten #likeaboss

Ha ett syfte och ett mål

Detta är något man behöver för alla möten alltid. Men extra viktigt blir det här eftersom de digitala mötena i dessa tider kommer att hjälpa er som team att behålla er KASAM, känsla av samhörighet. Varför ska ni ses och vad är poängen med mötet? Formulera det när ni bokar in mötet och säg det när mötet inleds. Börja med att checka in och gå laget runt med att fråga hur alla mår och har det. Gör det även om mötet bara innebär att ta en digital fika för att snacka strunt och ha det bra.

Ha en genomtänkt agenda

Yes, att skriva denna punkt känns initialt som att slå in en öppen dörr men notera formuleringen: ha en genomtänkt agenda. Före mötet, se över vilka punkter är viktiga att ha med? Är de relevanta och i så fall varför? Vad är det som ska göras för respektive punkt? Är det en informationspunkt, en diskussionspunkt eller något annat? Att ha ett hum om detta på förhand kommer att hjälpa dig mycket som digital mötesledare att få ett bra flow och bra samtal i mötet.

Låt diskussioner ta tid

Det är lätt hänt att digitala möten har en fördröjning, inte bara tekniskt sett utan också för diskussioner. Därför kan det vara viktigt och värdefullt att låta diskussioner ta tid och att gå laget runt så att alla får säga sitt. Och innan ni går vidare till nästa punkt, stäm av: har vi något mer som vi behöver lyfta/diskutera eller prata om i denna punkt?

Försök hålla uppe tempot

Samtidigt kan det för många också vara svårare att hålla fokuset i ett digitalt möte, antingen för att annat distraherar eller för att det går långsammare än vad det hade hade gjort annars. Så försök som mötesledare att hålla uppe ett tempo som inte är för forcerat men inte heller för slött. Det är en balansgång och en bra grundregel kan vara att ni alla, om man märker att mötet spårar ur eller blir för detaljorienterat, är ansvariga för att säga till högt och bryta diskussionen som kanske får ombokas till ett annat forum.

Läs mer: Fem tips för mer effektiva möten

Ett annat tips är att ha en rutin att alla som inte pratar i mötet har sitt ljud avstängt, annars är risken att det kommer bli väldigt mycket bakgrundsljud på samma gång vilket kan ge en grymt störande mötesmiljö. Bild: Olly Browning från Pixabay

Låt folk prata av sig i andra sammanhang

Alla har vi olika behov av att prata av oss i vardagen och i vanliga fall till fredsställs det ofta med småpratet vi kan ha med varandra i lunchrummet eller i korridoren. Men när man jobbar mycket på distans är det inte alltid det sker lika löpande och risken finns då att det däms upp och spiller över i våra digitala möten. Det kan du som ledare underlätta både under och mellan möten. Dels genom gå laget runt och göra en avstämning i början och i slutet av mötet. Men också genom att skapa samtalsytor mellan möten. Det kan vara en digital fika, att ni chattar eller ringer varandra för ett socialt snack då och då eller andra sätt (eftersom alla medarbetare är olika och har olika behov och sätt att kommunicera på).

Att göra små sociala avstämningar kommer inte bara att hjälpa dig i din ledarroll för att du får en känsla av hur medarbetarna mår och hur allt går utan också för er som team och era möten.

Varva öppna och direkta frågor

När vi ses analogt så har vi förmånen att få se varandras kroppsspråk och mimik och även om digitala möten kan underlätta det är det inte samma sak som att göra ses IRL. Det kan vara svårare att vara subtil och svävande digitalt och är därför ett varvande av öppna och direkta frågor ett bra verktyg att använda sig av.

Jämför exempelvis frågorna:

• Hur känner du?

• Hur känner du inför detta?

• Hur går dina tankar kring detta och detta?

Alla tre fyller sina olika funktioner och kan användas på olika sätt för att mjukt men stadigt driva samtalsprocessen framåt.

Avrunda mötet ordentligt!

Sist men inte minst, se till att avrunda mötet ordentligt. Sammanfatta vad ni har gjort (det kommer att öka er känsla av att mötet var meningsfullt). Låt var och en sammanfatta vilka actions de tar med sig från mötet och vad de ska göra. Gå också laget runt och utvärdera själva mötet: vad var bra och vad kan göras annorlunda nästa gång. Det kommer hjälpa dig som mötesledare inför era kommande digitala möten.

Vad säger du som läser? Kör ni mycket digitala möten nu? Hur upplever du det jämfört med hur ni brukar ha det?

Checklista för chefer vid pandemier

Ingen har missat Coronapandemin som just nu rasar världen runt, allt fler personer blir sjuka och goda råd i form av både rekommendationer och rykten står som spön i backen. Som chef och arbetsgivare har ni såklart i ert arbetsmiljöansvar också skyldighet att agera i detta läge och därför kommer här en checklista för chefer vid pandemier som kan vara bra att ha med sig i ryggen. Informationen har jag sammanställt främst från Arbetsmiljöverket och utifrån min egen kompetens kring generell krishantering. Denna artikel gäller alltså inte för Coronaviruset specifikt utan bör ses som en mer generell riktlinje för vad som är viktigt att tänka på om och när en pandemi råder och påverkar er vardag.

Underskatta inte vikten av att ha en plan eller behovet av kommunikation och information när kriser sker. Bild: StartupStockPhotos från Pixabay 

Checklista för chefer vid pandemier

Behåll lugnet

Oavsett vad för krisläge det rör sig om är det jätteviktigtatt du som ledare försöker att behålla lugnet – inte minst om och närmedarbetare och kollegor är oroliga och stressade. Det vi människor behöver och vill ha när vi är oroliga ärtrygghet och tydlighet. Så gör ditt yttersta för att hålla huvudet kallt och var lugn och en trygg punkt för andra omkring dig.

Var källkritisk

Olika pandemier och virus fungerar och sprids på olika sätt och därför är det viktigt att vara källkritiska med var ni hämtar er information från. Utgå i första hand från det myndigheter och relevanta aktörer såsom Regeringen, Folkhälsomyndigheten, WHO och Arbetsmiljöverket säger. Fokusera på vad ni vet och bemöt eventuella spekulationer och rykten som kanske sprids internt.

Ha en pandemiplan

Om ni inte redan har gjort en riskbedömning förhurni ska agera är det hög tid. Sätt er ner och lista olika worst case scenarios.Vad gör ni när medarbetare blir sjuka? Hur ska medarbetare som reser eller harrest i tjänsten göra? Hur kan ni säkra era leveranskedjor och tjänster? Kan nijobba digitalt och på distans och i så fall hur? När ni har ett gäng olikascenarios – diskutera fram och skriv ner en handlingsplan för vart och en avdem. Prata om hur ni kommunicera internt, vem ringer vem och hur ska niinformera resten av organisationen? Det kommer att kosta i tid att göra, men ärviktigt och behövligt för att underlätta läget för er organisation. Glöm inteheller att ta fram ett scenario X – vad ni gör om något ni inte kan förutse nuhänder? Att ha en plan kommer att få er och medarbetarna att känna er tryggare.

Försök arbeta förebyggande

Diskutera också hur ni på förhand kan arbeta för att undvikaatt medarbetare, kunder eller leverantörer omkring er smittas. Extra skyltar omvikten av att tvätta händerna, extra städning, handsprit och rutiner med engångshandskarkanske kan bidra? Kan ni arbeta på distans är det kanske ett alternativ och dåbehöver ni också ha rutiner för hur detta ska göras.

Kommunicera, kommunicera, kommunicera!

Ovisshet gör att vi känner oss otrygga vilket i sin tur leder till att vi söker alla former av information och desinformation. Det är därför det ställs så stora krav på oss ledare att kommunicera maximalt i sådana här tider. Berätta vad du vet, var tydlig med kontaexten och motivera besluten som ni fattar. Erkänn om det är något du inte vet, ta vid behov reda på det eller hänvisa till era handlingsplaner. Var tydlig med vad som gäller vart - framförallt om ni befinner er på olika platser och har olika tillvägagångssätt.

En annan bra riktlinje är att var tydlig, vara saklig och beredd på att du kommer att säga samma sak på olika sätt många gånger. Svara på frågor och stötta dina medarbetare och kollegor bäst du kan.

Glöm inte bort dig själv som chef

En annan viktig sak är också att komma ihåg dig själv somledare. Försök att äta, sova och motionera regelbundet. Be om hjälp om dubehöver det, både från din chef, kollegorna och medarbetarna. Behöver du ettexternt bollplank som kan stötta dig och ge råd i din ledarroll – tveka inteatt höra av dig till mig på clara@bossbloggen.se!

Vad säger du som läser? Hur upplever du att det är att arbeta som ledare i dessa tider?