En viktig men ofta underskattad komponent i alla organisationer, oavsett hur stora eller små de är, är inköp. Vad vi köper in och hur vi gör det har inte bara påverkan på budgetkalkylen utan också er som arbetar i företaget. Därför kan det som chef vara nyttigt att ha en förståelse för hur du kan skriva leverantörsavtal som #enriktigboss oavsett om det är du själv eller någon annan som gör inköpen. Hanna Notmeijer, senior rådgivare inom inköp och supply chain och grundare av klädmärket New Odd Things, delar med sig av sina bästa kunskaper om vad du ska tänka på och undvika.

− Inköp är mer komplext än vad man kanske tror och har framförallt större effekt eftersom de val som du gör har direkt påverkan på sista raden för bolaget. Att öka försäljningen kan låta bra men tar tid har du inte koll på dina marginaler kan det bli förödande, medan om du gördu en besparing på inköpssidan syns det hela besparingen direkt på resultatet, säger Hanna Notmeijer.

Don’t

Hasta igenom upphandlingar

Ofta är det bråttom och ofta kan det kännas lockande att ta första bästa lösning som känns bra. Men risken med att hasta sig igenom upphandlingar är att det ofta dyker upp en massa merkostnader efteråt.

− Ge den tiden det tar att göra bra upphandlingar. Tänk igenom ordentligt vad det är som ni behöver och ta in flera offerter så att ni kan jämföra olika leverantörer och upplägg, säger Hanna Notmeijer.

Tänk bara på dig själv

En viktig del av det nya sättet att göra affärer på är att samarbete, hållbarhet och win-win är det som räknas. Något som Hanna Notmeijer också trycker hårt på. Den som bara tänker på sig själv kommer inte kunna bygga långsiktiga relationer med sina leverantörer.

− Det är ett förlegat sätt att göra affärer på för det gynnar ingen i längden. Inköp, framförallt de som sträcker sig över tid, är ett partnerskap. Utan fullt engagemang från din leverantör kommer du inte få det du behöver. I pandemin har det ofta varit leverantörsrelationer som har avgjort att om man kan kunnat lösa problem tillsammans eller istället få förödande konsekvenser, säger Hanna Notmeijer.

Fokusera bara på priset

Det är lätt att gå i fällan att inköp och avtal bara handlar om pris. Men en viktig fråga är: vad betalar du för?  Glöm inte bort perspektiv som: kvalitet, leverans, service, socialt ansvarstänkande ansvarstagande och etiska aspekter. Många slutkonsumenter ställer högre krav på det idag för hela företagsverksamheten och inte bara den produkt eller tjänst som ni säljer.

− Som företag har ni en maktposition och ett ansvar och dessa områden blir mer komplexa allteftersom de efterfrågas mer och mer. Därför kan ni inte längre bara tänka på prislappen, säger Hanna Notmeijer.

Do

Läs alltid avtalen noga

Ett annat viktigt råd som Hanna Notmeijer delar med sig av är att alltid läsa avtalen noga hur tråkig den finstilta texten än verkar vara.

− Ja, jag tycker det är väldigt viktigt! Har du inte ett formellt avtal på din affär är det en stor risk för både dig och din leverantör, säger Hanna Notmeijer och fortsätter:

− Det är så lätt att man bara signerar pappret men då riskerar ni att få problem längre fram. Orkar du inte läsa det finstilta själv – ta hjälp med att göra det och se till att du förstår hur avtalet och er uppgörelse fungerar. Antingen av någon internt som tycker att sådant här är roligt och är kompetent inom området eller en jurist.

Skriv tydliga avtal

En vanlig myt är att avtal måste vara så krångliga som möjligt. Men nej, så är det verkligen inte. Det viktigaste är att det är tydligt och skrivet på ett vis att någon som inte varit med i upphandlingen kan läsa och förstå upplägget för ert samarbete.

− Simplifiera ert avtal så mycket som det går och skriv det så att båda parter förstår vad som ingår och inte. Och! Tänk på att också ta med vem som ansvarar för vad om saker inte fungerar som det ska, säger Hanna Notmeijer.   

Se över era avtal regelbundet

En annan vanlig sak är att avtal blir liggandes år efter år och riskerar att snabbt bli utdaterade, något som kan ställa till med stora bekymmer och risker om något går fel.

− Gör det till en vana att gå igenom alla avtal varje år för att se efter om något behöver ändras, uppdateras eller omförhandlas, säger Hanna Notmeijer.