Svåra samtal är ett ämne vi har pratat om flertalet gånger förut. Något vi däremot inte har hunnit beröra än är hur en kan hantera starka känslor i svåra samtal. För det är inte alltid så enkelt att veta vad man ska göra om en medarbetare reagerar jättestarkt på det ni pratar om. Och det är oavsett om personen bryter ihop i tårar, blir asförbannad eller reagerar på något annat vis. Beroende på ämnet och relationen en har är inte alltid heller så enkelt att hålla sina egna känslor i schack heller för den delen. Så, vad kan vara bra att tänka på?

Läs mer: Att förbereda svåra samtal

Hantera starka känslor i svåra samtal

I teorin hade det kanske känts bekvämt om ingen av oss hade negativa känslor eller i alla fall alltid hade förmågan att alltid hålla dem borta från jobbet. Och visst, på de allra flesta arbetsplatser finns det en norm om hur vi bör uppföra oss och inte. Vilket ofta kan vara positivt! Det innebär dock inte alltid att vi alltid visar våra bästa sidor eller alltid har förmågan att lämna privatlivet hemma och jobbet på jobbet och så vidare. Känslor är fullt naturligt (och livsnödvändigt) och ja, ibland så reagerar vi starkt på saker som händer omkring oss.

I det svåra samtalet så är det ofta du som mötesledare och personen/personerna samtalet berör. Ibland kan det förstås behöva finnas andra med men för denna artikel tänker vi oss att du som chef och en medarbetare är själva och att medarbetaren blir ordentligt arg eller ledsen över det ni prata om. Vad ska du tänka på som chef?

Behåll lugnet

Oavsett vilken känslan medarbetaren reagerar med är det viktigt att du försöker hålla dig lugn. Det går inte i alla lägen, vilket är helt okej och vi kommer beröra det senare, men sträva efter det. Det kommer att hjälpa dig tänka klarare och lyssna på vad medarbetaren upplever.

Lyssna, lyssna, lyssna

När vi blir ledsna, arga eller upprörda är ofta det bästa vi som medmänniskor kan göra är att lyssna. Det är sällan rätt tid att komma med lösningar när medarbetaren är mitt inne i känslostormen. Förminska inte hens känslor, hen känner dem av någon anledning som du kanske inte har en aning om. Visa att du bryr dig genom att ställa öppna frågor och lyssna ordentligt på svaren. De kan hjälpa dig att förstå vad det här handlar om egentligen. Vilket i sin tur kan hjälpa er framåt när känslorna har stillats lite.

Ta inte över av personens känslor

Det är en sak att du som chef i det här läget påverkas av att personen reagerar, är medkännande och anpassar samtalet efter detta. Men det är en annan sak att ta över hens känslor och känna dem som om de vore dina. Din roll här är att hjälpa medarbetaren och att ni tids nog ska hitta en lösning på problemet som ni står inför och har det här samtalet kring.

Det finns lite olika tekniker för hur en kan göra detta. Men de förtjänar nog en egen bloggartikel om ni är intresserade av ämnet.

Läs mer: Före, under och efter svåra samtal

Något som däremot är viktigt är att du som chef är medveten om ditt kroppsspråk och vad du förmedlar med det under ert samtal. Det spelar ingen roll att du säger att medarbetaren får ta sin tid om är du är sammanbiten och stressad. Bild: Christian Fregnan on Unsplash

Det är okej att visa känslor

Även om du inte ska att du inte ska ryckas med och känna allt medarbetaren känner så är det förstås okej att du visar känslor. Inte minst om det är något sorgligt som hänt. Du som chef varken kan eller behöver vara stoisk jämt. Tvärtom, kan det skapa en känsla av samhörighet och förståelse att visa vad du känner och inte ha ett ansikte fyllt av botox.

Fysisk kontakt kan både hjälpa och stjälpa

Ibland kan fysisk kontakt, en hand på underarmen eller en kram vara till hjälp för den som är upprörd. Men i det här sammanhanget kan det snabbt stjälpa mer än det hjälper beroende på vilken relation ni har och hur kulturen ser ut just på er arbetsplats. En bra tumregel är: känns det som om personen behöver en kram eller någon att, bokstavligen talat, hålla i handen. Fråga om personen vill ha det. Säger hen nej eller på något vis visar att de tycker detta är obehagligt - låt bli.

Låt de mest starka känslorna stilla sig innan ni går vidare

Beroende på anledningen till det svåra samtalet är kanske detta inget som medarbetaren kommer att komma över tills ert möte är klart. Det är helt okej. Det viktiga är att personen får utrymme för att låta de starkaste känslorna stillar sig. Ha inte för bråttom med att gå vidare i samtalet även om det kan kännas lockande att få det överstökat, eller känns obekvämt och jobbigt. Ha tålamodet att vänta ut hen. Sedan kommer ni förmodligen att ha ett betydligt mer konkret samtal om vad som komma skall.

Följ upp efteråt

Om det har varit ett samtal med en anledning som påverkar medarbetaren starkt är det både omtänksamt och betydelsefullt att du följer upp hur en mår eller vad som har hänt sedan ni pratades vid. Visa att du bryr dig även utanför mötesrummet, det kommer att uppskattas.

Om du själv är den som reagerar starkt

Ibland kan det hända det att man själv är den som förlorar fattningen om något svårt kommer på tal. Sker det, försök att hitta den igen eftersom detta samtal är inte för dig. Be om ursäkt om det behövs. Och kom ihåg att du också är mänsklig. Det behöver alltså inte vara hela världen att du gjorde detta. Däremot kan det vara nyttigt att i efterhand fundera över vad det var som triggade igång dina känslor och varför det blev som det blev. Det kan både leda till lite bättre självförståelse och bli en nyttig lärdom för framtiden.

Vad säger du som läser? Har du någon gång varit med om detta och hur löste ni situationen då?