Ingen är perfekt och inte heller chefen. Framförallt inte när tiden är knapp och stressnivåerna höga. INC.com har listat fem vanliga ledarskapsmissar som är lätta att råka göra när tiden inte räcker till och sedan har jag såklart utökat dessa med tips och råd med hur du kan hantera dem om och när de väl händer.

Men innan vi dyker ner i dem vill jag börja med att säga att du som känner igen dig i en eller flera av dessa missar inte ska döma dig själv för hårt utan tvärtom uppskatta att du vågar granska dig själv i din ledarroll och upptäcka de misstag du har gjort. Det är inte alla ledare som gör det trots att det är högst normalt att göra fel och att det är genom dem som vi kan utvecklas och bli ännu bättre ledare.

Fem vanliga ledarskapsmissar

Inte lyssna ordentligt 

Handen upp den som aldrig har råkat vara så upptagen, stressad eller jäktad att man missar den någon säger till en. Ingen? Nä, det har väl ändå alla varit med om någon gång i livet. Ytterst mänskligt, ytterst förståeligt med risken kan bli stor att problem, konflikter och missförstånd börjar gro om vi som ledare inte lyssnar ordentligt och försöker förstå det som sägs till oss. För det är inte så så enkelt att vi bara kan nöja oss med orden vi får till oss, i ledarrollen behöver vi också försöka se deras kontext och förstå deras innebörd.

Sätt att hantera det på: Om du kommer på dig själv med att inte lyssna eller inte riktigt förstå vad din medarbetare eller kollega pratar om. Erkänn det, be om ursäkt och dra ett djupt andetag för att dra dig tillbaka till nuet. Ställ följdfrågor och kontrollfrågor som: tolkar jag dig rätt i/om XXX…? Det är i princip alltid bättre, mer effektivt och mer förtroendeingivande att göra erkänna sin mänsklighet än att anta saker eller gissa sig fram.

Lästips: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Inte ge medarbetarna tillräckligt med information 

En annan vanlig miss är att inte ge medarbetarna tillräckligt med information om saker som händer och sker eller att medarbetarna inte har någon kunskap eller förståelse för kontexten som de verkar i. Något som är vanligt eftersom vi människor har en tendens att utgå från oss själva i första hand och, när vi har bråttom, stanna där och glömma bort att andra kanske inte vet det du vet eller har de kunskaperna som du har.

Sätt att hantera det på: Lösningen är inte att alltid ge all information till alla hela tiden eller att alltid sätta alla som cc på dina mejl utan det du behöver göra är att bygga dig din egen kommunikationsplan. Vem behöver veta vad och när? Vad kan du dela och vad kan du inte dela? Vilka kommunikationsstyrkor har du som ledare? Vilka svagheter har du? Genom att veta det senare kan du lättare förekomma dig själv.

En annan viktig sak är att lyfta hur det arbete ni gör påverkar andra omkring er, att påvisa kontexten ni befinner er i, i vardagen. Exempelvis genom att motivera beslut: “Jag hade velat gör si men då påverkas ekonomiavdelningen negativt. Kan vi göra såhär i stället?” och att se över er möteskultur så att alla får den information som de behöver för att kunna göra sitt jobb.

Lästips: Vardagsretorik som ledare

Inte coacha medarbetarna 

När tiden är risken stor att en som ledare börjar berätta hur saker ska göras, ge instruktioner snarare än att coacha medarbetarna till att själva fatta beslut. Och ibland är det rätt så! Jag menar, om kontorslandskapet brinner är det knappast rätt läge att börja ställa coachande frågor som “vilket håll vill du helst välja?”. Men eftersom ett av de vanligaste argumentet för att inte coacha medarbetarna är att det inte finns tid till det - när det coachande ledarskapet faktiskt frigör tid för dig som chef - vill jag ändå uppmuntra dig att göra det ändå.

Sätt att hantera det på: När en medarbetare kommer till dig med en fråga, svara med frågor istället. Låt medarbetaren (förutsatt att hen har kunskapen och kompetensen till det) få resonera sig fram till svaret istället för att du bara ger det till hen. Ja, det tar mer tid till en början och kräver mer av dig som ledare inledningsvis men förtjänsten blir att du kommer att hjälpa medarbetaren att börja arbeta mer självständigt vilket över tid sparar dig massor av tid samtidigt som det utvecklar medarbetaren och troligtvis också ökar hens engagemang och ansvarskänsla för sina arbetsuppgifter.

Lästips: Fem gyllene regler för frågande chefer

Inte bekräfta eller erkänna sina medarbetare

Jag hade senast häromdagen diskussionen om hur olika behov vi alla har av bekräftelse och hur vissa medarbetare bara gör sitt jobb och bara förväntar sig beröm när hen gör något extra medan andra knappt gör det arbete de ska och ändå behöver massvis av beröm för minsta lilla de gör. Vilket kan vara grymt krävande för en som ledare att ge för man har ofta mycket annat som väntar utan att behöva berömma minsta lilla grej som personalen är anställd för att göra. Jag både förstår och känner igen den frustrationen precis som jag vet hur lätt det är att saker som fungerar bara får rulla på och så lägger vi mest tid på att prata om det som inte funkar eller kan bli bättre. Det är varken konstigt eller ovanligt att vi hamnar i den här fällan som chefer. Men! Att bekräfta och erkänna sina medarbetare spelar ofta större roll än vad vi tror och här har du som ledare ett viktigt ansvar, för få klarar sig utan att någon som helst bekräftelse i sitt arbetsliv.

Sätt att hantera det på: Försök få in beröm, bekräftelser och erkännanden av andras prestationer i vardagen och arbeta aktivt för att skapa en bra feedback-kultur. Att ge beröm behöver varken vara stort eller avancerat utan du kan komma långt med att uttrycka din uppskattning vilket i första steget gör att medarbetarna känner sig värdefulla och kan öka känslan av meningsfullhet men på lång sikt också stärker er som team och organisation.

Lästips: Saker som bra ledare säger om och om igen

Att ha kontorsdörren stängd

När man har mycket att göra är det lätt hänt att man stänger in sig på kontoret för att få saker gjorda, det är både rimligt och logiskt. Men en viktig del av ledarskapet handlar om att vara närvarande för din personal och det är inte heller alltid så enkelt att du upplevs som tillgänglig även om du har kontorsdörren öppen.

Sätt att hantera det på: Gör dig så tillgänglig som möjligt, ha en bra mötesstruktur och rutiner för att träffa personalen i vardagen. Är du inte på plats, var tydlig med var och hur du kan nås utan att för den sakens skull sitta och svara på mejl på din fritid. Reflektera över hur du reagerar i ord och kroppsspråk när medarbetare söker kontakt och hur du kan visa din tillgänglighet för teamet. Ha kontorsdörren öppen så ofta det går och stäng den när det behövs, vet du att det kommer en period när det kommer att vara mer intensivt och att du inte kommer att kunna vara närvarande som du brukar: berätta det så att medarbetarna vet var de har dig!

Lästips: Vad händer när ledarskapet inte finns

Och ja, som jag skrev tidigare, misströsta inte nu om du känner igen dig i någon av missarna utan se det som en lärdom. Att bli en ännu bättre ledare är en utvecklingsresa och den går inte alltid spikrakt framåt och uppåt utan kan ibland snarare liknas vid en berg-och-dalbana, hehe. Har du någon annan vanlig miss som du har upplevt eller sätt som du vill lägga till på listan?