Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Förra veckan pratade vi om fördelarna med strukturerade arbetsintervjuer och varför de är ett bra sätt att hålla en arbetsintervju på. Idag ska vi prata ännu mer med Astrid Svedérus, grundare av TemaHR.se och utbildare inom evidensbaserade metoder för HR men också gästföreläsare för Become a Boss, för att få veta hur du kan göra strukturerade arbetsintervjuer: struktur i frågorna respektive bedömningarna.

̶ Standardisering handlar om utrymmet vi har som intervjuare att formulera frågorna och hur vi tolkar svaren. Har vi en hög grad av struktur har vi bestämt vilka frågor vi ska ställa, att alla får samma frågor och vi har bestämt hur man ska bedöma svaren innan vi håller intervjuerna, säger Astrid Svedérus och fortsätter:

̶ Det första steget är att du behöver förstå rollen ni ska rekrytera till, vad som är viktigt i den och sedan utformar du intervjun och frågorna utifrån det.

Det kan verka krångligt först men genom att göra strukturerade arbetsintervjuer blir din rekrytering mer träffsäker eftersom du har gjort ett ordentligt förarbete. Bild: Unsplash

Så gör du strukturerade arbetsintervjuer

Struktur i frågorna

Att ställa samma frågor till alla är en viktig del för då får alla kandidater samma chans att visa vad de kan och vi får jämförbar information. Dessa samlar du i en intervjumall som du använder i intervjuerna.

̶ Du behöver veta är: vad vill jag mäta här? Vad är det för kompetens, kunskap eller färdighet som jag vill bedöma? Om det är viktigt att personen i den här rollen är strukturerad, vad gör den personen då? Sammanställ detta så har du en bra förberedelse att utgå från, säger Astrid Svedérus.

Nästa steg är att skriva de frågor du ska ställa under arbetsintervjun och vill du ha relevanta intervjusvar? Då behöver du ha relevanta intervjufrågor.

̶ Här finns det olika typer av frågor som är bättre än andra. Du kan ställa frågor som handlar om beteende och hur kandidaten beter sig i olika situationer. Exempelvis kan du ställa bakåtblickande frågor genom att be om exempel på tidigare situationer och be kandidaten beskriva hur hen gick tillväga då. Men du kan också ställa mer framtidsinriktade frågor. Om du skulle hamna i den här situationen, hur skulle du göra då? Säger Astrid Svedérus.

Hennes rekommendation är att beteendefrågor ofta funkar bättre för det hamnar närmare det du vill veta om kandidaten i praktiken. Hon tipsar om en teknik: STAR-modellen som bygger på att du ställer frågor om ett beteende du vill förstå genom att gå igenom momenten:

Astrid Svedérus Foto: Kristina Lindal

S: Situation

Exempel: Kan du berätta om en situation då du hade mycket att göra?

T: Target / task

Exempel: Vad var din uppgift? Vad ville du uppnå?

A: Action

Exempel: Hur tog du dig an situationen? Vad gjorde du?

R: Result

Exempel: Vad blev resultatet?

̶ I intervjumallen samlar du grundfrågorna som du har i intervjun men också potentiella följdfrågor som går i linje med dessa som du kan ställa om det skulle behövas, säger Astrid Svedérus.

Struktur i bedömningar

Den andra delen av förberedelsearbetet är att göra en bedömningsguide som du kan utgå ifrån. Här finns flera sätt att göra det på men det viktigaste är att ha en struktur som hjälper dig menar Astrid Svedérus. Exempelvis kan du ha en bedömningsskala från 1 - 3 eller 1 - 5 där du har korta beskrivningar om vad de olika nivåerna betyder, exempelvis att 1 = inte lever upp till beskrivningen, 2 = delvis gör det och 3 = gör det. Allra helst ska du ha tydliga beteendebeskrivningar för de olika nivåerna.

̶ Genom att bedöma hur väl kandidaten svarar på frågan minskar du risken att bedömningen påverkas av andra faktorer som exempelvis hur extrovert kandidaten är, säger Astrid Svedérus.

I bedömningsarbetet kan du sedan samla ihop poängen från alla svaren och göra en helhetsbedömning av kandidatens intervju.

̶ Du vill behandla alla lika och det blir lättare om du har något att förhålla dig till, dessutom säkerställer du här att du faktiskt bedömer svaren på frågorna och inte annat runt omkring, säger Astrid Svedérus.

Det finns sedan flera olika sätt att sammanställa resultatet på, exempelvis kan du ta ett genomsnitt för frågorna kring samarbetsförmåga eller ta poängen från hela intervjun för att se vilken kandidat som presterade bäst på intervjun.

̶ Detta kan kännas ovant om man inte har jobbat på det här sättet innan men i gengäld minskar du risken för att du påverkas av andra saker, som exempelvis hur extrovert kandidaten är, och ökar chansen för att hitta en person som motsvarar det ni söker, säger Astrid Svedérus.

Vad säger du som läser? Kommer du att testa på detta sätt nästa gång ni ska rekrytera?

21 December: Hur ska man göra för att bli bättre på att lyssna som chef?

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och här kommer frågan och svaret för den tjugoförsta december som jag givetvis vinklat om till att handla om hur du kan bli bättre på att lyssna som chef

En viktig del i det aktiva lyssnandet är att kunna tysta sina tankar och ja, bara lyssna. Något som kan vara svårt men i gengäld är väldigt enkelt att öva på om du anstränger dig. Testa på nästa möte och nästa promenad! Bild: Nick Fewings on Unsplash

Sardellen: Hur ska man göra för att bli bättre på att lyssna som chef?

Mitt svar: Allvarligt talat? Take a chill pill. Och ja, jag skriver det med glimten i ögat. Men den vanligaste anledningen som jag ser ligger bakom att man som chef inte lyssnar är att man är för stressad och därmed inte klarar av att vara närvarande eller har för bråttom med att antingen komma på vad man själv ska svara eller inte upptagen med att tänka på annat/tänka framåt i samtalet medan man har det.

Först gäller det såklart att bli medveten om sitt lyssnande överhuvudtaget och här brukar självscreening vara ett nyttigt bossverktyg att använda dig av. Hur aktivt lyssnar du i vardagen? Mycket, lite eller inte alls? Varierar det olika möten/situationer/tidpunkter/samtal? När funkar det bättre? Vilka utvecklingsmöjligheter ser du själv?

Sedan, när du blivit lite klokare på hur väl du faktiskt lyssnar aktivt, är det dags att börja göra annorlunda. Träna, träna, träna. Och om någon nu tänker “näää, det här hinner inte jag med” - gör det ändå för du förlorar m-a-s-s-o-r med tid och energi i all vardaglig kommunikation om du inte använder dig av det aktiva lyssnandet som chef.

Har skrivit mer om ämnet här innan: Tre tips för att bli en mer aktiv lyssnare

Berätta gärna, hur ser din relation ut till lyssnandet som ledare?

19 December: Vardagsvana som chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och originalfrågan handlar om vardagsvanor att föra vidare till sina barn, men jag tyckte det kändes roligare att tänka på och skriva om detta utifrån rollen som chef.

Hehe, såhär luftig är bara kalendern när den är sprillans ny och oanvänd men att behålla arbetsdagarna så luftiga som möjligt som chef är en bra strävan just för att det kommer att dyka upp saker ändå.

Sardellen: Berätta om en vardagstradition / vardagsvana att ha som chef.

Mitt svar: Det varierar såklart beroende på vem du är och hur du lever men några olika som gör skillnad är:

Reflektera

Reflektera löpande - under arbetsdagen och/eller i slutet av den samt varje arbetsvecka. Det behöver inte vara mer avancerat än att du tänker igenom:

• Vad hände idag?

• Vad gjorde jag bra?

• Vad har jag lärt mig eller blivit påmind om?

Dels fångar du upp lärdomar och nya insikter men du gör dig också mer närvarande och mer grundad som ledare - och det är alltid positivt.

Stäng av pushnotiserna

Stäng av alla pushnotiser. Nu. Genast. Som chef är det för lätt hänt att falla i fällan att alla mejl och meddelanden som du får är viktiga - det är de inte. Stäng av notiserna och bestäm i stället själv när du ska gå in och kolla mejlen och se till att dina medarbetare ringer dig om det är något som är på riktigt akut.

Boka in mötesförberedelser i kalendern

När du bokar in möten i kalendern - ta för vana att samtidigt boka in förberedelsetid inför mötet. Då minskar du risken för att överfylla kalendern och att inte hinna med att förbere

Ha luft i kalendern

Jag har pratat om vikten av luft i kalendern innan och den förtjänar att finnas med här för om du kan få in denna vardagsvana som ledare kommer du att både må och prestera bättre.

Ha en mentor

Sist men inte minst, har du inte redan en mentor - se till att skaffa en baserat på vad du önskar och behöver i din ledande roll. Genom att ha en till två timmars strålkastarljus på dig, din ledarroll och jobbet du gör som chef får du inte bara hjälp med frågor, tankar och funderingar som du har - det ger dig också möjligheten att få tillgång till andra perspektiv och erfarenheter som utvecklar dig vidare.

Läs mer: Mentorskap för dig som är eller vill bli chef

Har du som läser något bra tips om en vana som du har? Dela gärna med dig!

15 December: Bästa investeringen som ledare

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och eftersom frågan för den femtonde december ingår i årssammanfattningen jag brukar skriva så formulerade jag om den till vad den bästa investeringen du kan göra som ledare!

Den billigaste investeringen du kan göra är att Bild: Marissa Grootes on Unsplash

Fråga: Vad är det bästa du kan investera i som ledare?

Mitt svar: Är absolut partisk i dessa frågor eftersom det är detta jag jobbar med men det minsta och billigaste som alla ledare kan och borde göra är att prioritera reflektionstid om inte varje dag så varje vecka. Då ger du dig inte bara möjligheten att bearbeta det som händer dig i vardagen som chef utan gör dig också mer grundad, närvarande och bättre som ledare. Utöver det bör alla ha en mentor som stöttar dig, du kan bolla olika frågor med men också utmana dig till att tänka annorlunda eller ge dig kunskaper du inte redan har. Sedan är utbildning och ledarskapscoachning alltid en bra grej. Du kommer alltid ta med dig något nytt oavsett om det gäller kunskap, nya perspektiv och spaningar från omvärlden. En annan väldigt underskattad investeringen att göra som chef? Det är att nätverka och att göra det i sammanhang som gör ditt nätverk diversifierat, det kommer du att tjäna på i flera olika bemärkelser - framförallt om du gör det med syftet att sprida ert arbetsgivarvarumärke och att spana in potentiella talanger att rekrytera.

Du som läser och som jobbar som chef? Vad är eller har varit din bästa investering?

10 December: Vanligaste utmaningen med att vara chef

Bara för att det är roligt att variera sitt format tänkte jag svara på frågorna i Sardellens brevjulkalender och eftersom frågan för den tionde december också finns med i årssammanfattningen jag brukar göra varje år tweekade jag helt fräckt om den till en som jag brukar få då och då!

Fråga: Vad brukar vara mest utmanande med att vara chef?

Mitt svar: Det varierar såklart beroende eftersom alla har och möter olika utmaningar i sitt ledarskap. Jag har under åren också sett att det ändå finns några olika mönster i vilka sorters problem som jag blir kontaktad för i olika tider vilket är spännande, liknande sorters dilemman tycks liksom hopa sig periodvis. Under det här året har väl topp tre trenderna handlat om att göra sig umbärlig som chef eller, hantera akuta kriser eller leda dysfunktionella arbetsgrupper.

Men generellt är en vanligaste utmaningen med att vara chef personalansvaret, att medarbetare inte alltid gör det som behövs, ska eller fungerar på arbetsplatsen. Sedan kan det se otroligt olika ut hur det tar sig uttryck. Ibland är det enskilda medarbetare som beter sig problematiskt, ibland är det delar av, eller hela, arbetsgrupper som är dysfunktionella - ibland är det både och samtidigt. Snåriga, komplexa situationer med många olika lager och som ofta också får en emotionell koppling för att man som chef bryr sig om personerna man jobbar med och sitt arbete. Dåliga förutsättningar till att leda är inte heller ett ovanligt dilemma eller att man inte får adekvat ledarskapsutbildning och träning i sitt uppdrag.

Tänk vad tråkigt det hade varit ändå om vi alla var sådär rationella och logiska som vi så gärna vill tro? Eller likadana för den delen? Lättare att vara chef hade det kanske varit men nej, just det... Då hade ju arbetslivet varit homogent och mindre lönsamt och inkluderande än vad det borde vara.

Som chef ständigt behöver arbeta inom ledarskapets olika dimensioner parallellt vilket i sin tur kompliceras ytterligare av att allting och alla tenderar att förändras med ojämna mellanrum plus att väldigt få saker inom ledarskap är svart/vitt rätt/fel. Det mesta rör sig inom gråzoner och “beror på” en massa olika saker och det är därför jag kan bli frustrerad av bristen för respekt som både medarbetare och chefer ibland kan visa inför ledande roller. Chefsuppdraget är en egen profession och det är utmanande för alla på olika sätt. Men spännande är det! Och jag är så imponerad av de ledare som jag får följa på olika sätt för de gör verkligen jobbet som krävs både med att leda andra och sig själva.

Vad säger du som läser? Vad inom ledarskap tycker du är svårast?